Pare de fazer sua lista de tarefas e tente isso em vez disso

Índice

  1. Suas principais tarefas
  2. Faça o seu ABC (... e D's e F's)
  3. Faça o alfabeto da sua equipe
  4. Otimize para o trabalho do alfabeto

O que o motiva a fazer seu melhor trabalho? Pode ser hora de uma mudança. Quando você faz seu melhor trabalho ...

  • O trabalho se torna mais fácil e eficiente
  • Todos em uma equipe trabalham de forma mais estratégica
  • O gerenciamento inteligente de tarefas é a melhor maneira de melhorar sua produtividade

Quando falamos sobre produtividade, geralmente pensamos em software, listas e controle de tempo.

Minha estratégia é totalmente diferente - e espero que mude completamente a maneira como você pensa sobre as tarefas.



Quero ensinar a você um conceito poderoso que gosto de chamar de Trabalho do Alfabeto.

É assim que funciona: todos se destacam em diferentes tipos de tarefas. Algumas pessoas amam detalhes e rotina, algumas pessoas amam criatividade e espontaneidade.

A chave para a produtividade é atingir o seu melhor trabalho.

Um trabalho:

Seu melhor trabalho é chamado de trabalho. Um trabalho teria dado A você na escola. É fácil para você. Faz você se sentir inteligente. É seu tipo de trabalho favorito entrar no fluxo. O tempo voa quando você está fazendo um trabalho e isso torna o seu dia melhor.

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Trabalho B:

Seu segundo melhor trabalho é chamado de trabalho B. Este é um trabalho que você pode fazer e você é muito bom nisso, mas não faz seu coração cantar. Você não está acima da média nisso, mas consegue.

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C Trabalho:

Em seguida, vem o seu trabalho C. Aposto que você adivinha onde isso vai dar! Este é o trabalho em que você está solidamente média. Você pode fazer isso, mas você realmente não gosta. Demora energia e tempo e muitas vezes você adia porque não é o seu favorito.

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D Trabalho:

Um 'D' na escola significa que você falhou. E seu trabalho D é o que menos gosta. D trabalho leva você mais tempo do que outras pessoas, muitas vezes você não o faz direito ou o faz bem. Cometemos a maioria dos erros em nosso trabalho D e nos sentimos mais insatisfeitos e improdutivos ao fazê-lo.

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Trabalho F:

Nunca faça o trabalho F! O trabalho deve ser evitado a todo custo. Não apenas esgota você, mas geralmente está repleto de erros!

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Aqui está o problema:

Quando pensamos em atribuir tarefas a uma equipe ou resolver coisas de nossa lista de tarefas, muitas vezes pensamos em:

Tempo e largura de banda

Nós nos perguntamos - eu tenho tempo para fazer isso agora? Ou perguntamos a um membro da equipe - você tem largura de banda para este projeto? Mas também temos que considerar:

Habilidades!

Em uma equipe, todos têm trabalhos diferentes de A, B, C, D e F, mas raramente falamos sobre nossas tarefas dessa maneira. Se apenas dividirmos o trabalho com base na largura de banda, nem sempre fazemos o trabalho bem feito ou dentro do prazo.

Alguém pode ter tempo para um projeto, mas se esse projeto demorar o dobro do tempo de outra pessoa, é uma atribuição de tarefa ruim!

Quero que você coloque de lado sua lista de tarefas e comece a pensar sobre suas tarefas em termos de trabalho com o alfabeto.

Suas principais tarefas

O que ocupa mais do seu tempo? Você faz as mesmas tarefas diariamente? Semanalmente? Por mês? Na primeira rodada deste exercício, abordaremos suas maiores tarefas. Faça uma lista das 10 a 15 tarefas principais que levam mais tempo E mais energia do seu cérebro. Por exemplo, aqui está minha lista deste mês:

  1. Escrevendo blogs
  2. Criação de cursos
  3. Respondendo a e-mails
  4. Escrevendo scripts de vídeo
  5. Chamadas de check-in da equipe
  6. Editando Vídeos
  7. SEO + Estratégia de Marketing
  8. Arquivamento + contas
  9. Criação de gráficos
  10. Verificando Redes Sociais

Faça sua lista e, se precisar ser mais longa, tudo bem também! Você sempre pode fazer este exercício várias vezes e adicionar 50 ou mais tarefas - se você fizer tantas, uau!

Dica interna: gosto de numerá-los - da maior parte do tempo ao menos - para ter uma ideia de onde estou gastando meu tempo. Mas esse é um complemento de produtividade opcional.

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Faça o seu ABC (... e D's e F's)

Olhe para sua lista de tarefas e escreva uma carta ao lado de cada tarefa. Agora faça uma típica lista de tarefas diárias, semanais e mensais. Atribua uma carta a cada tarefa. Pode ser assim:

Vanessa Daily To Do List:

  • Emails (B)
  • Verifique as redes sociais (D)
  • Escreva blogs (A)

Lista de tarefas semanais de Vanessa:

  • Escreva scripts de vídeo (A)
  • Editar vídeos (C)
  • Criar gráficos (D)

Vanessa Monthly To Do List:

  • Chamadas de check-in da equipe (A)
  • SEO + Marketing (B)
  • Arquivamento + contas (D)

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Faça o alfabeto da sua equipe

Agora observe as tarefas de sua equipe ou colega. Você pode atribuir-lhes trabalho A, B, C, D (ou mesmo F)? Vejamos meu parceiro de negócios, Scott:

Lista de tarefas diárias de Scott:

  • Estratégia de Marketing (A)
  • Gerenciamento de mídia social (D)
  • Emails (B)

Lista de tarefas semanais de Scott:

  • SEO (A)
  • Edição de vídeo (C)
  • Gráficos (B)

Lista de tarefas mensais de Scott:

  • Enviando e-mail para os alunos (C)
  • Criando Cursos (D)
  • Design do site (B)

Você pode fazer isso como uma colaboração ou dar seu melhor palpite na lista de tarefas e preferências de alguém.

Eu gosto de adivinhar primeiro e depois perguntar a eles sobre suas avaliações reais - dessa forma, você pode verificar seus instintos!

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Otimize para o trabalho do alfabeto

Com essas listas, você deve fazer a si mesmo e à sua equipe as seguintes perguntas importantes:

  • Você pode dar a cada um seu trabalho? Isso pode exigir algum trabalho de negociação, mas vale a pena. Por um tempo, terceirizei ajuda para escrever no blog. Foi uma péssima ideia! Eu amo escrever no blog e é meu trabalho A. Quando doei, reservei mais tempo para fazer meu trabalho B. Não! Isso não durou muito!
  • Você consegue o segmento B funcionar? O trabalho B não é tão ruim, mas você não quer priorizá-lo. Por exemplo, sou mais produtivo e criativo logo de manhã. Isso é quando eu deveria estar fazendo meu trabalho A, NÃO meu trabalho B! Devo guardar meu trabalho B para a tarde, lentidão pós-almoço. Vai ser feito, mas não vai tirar o seu precioso tempo.
  • Você pode doar, terceirizar ou parar de fazer o trabalho C e D das pessoas? Todo mundo tem que fazer algum trabalho C e D às vezes, mas você pode minimizá-lo? Por exemplo, Scott e eu odiamos edição de vídeo e não somos bons nisso. Decidimos contratar um empreiteiro cujo trabalho A era a edição de vídeos. Todos ganham!
  • Você pode evitar o trabalho F a todo custo? Ninguém deveria estar fazendo trabalho F nunca. Período. É uma receita para erros, infelicidade e baixa produtividade.

Aqui está o ponto principal: cada discussão deve ser centrada em permitir que as pessoas façam seu melhor trabalho. Você deve pensar no seu dia em termos de priorizar um trabalho porque você o faz melhor! Ao doar um trabalho, você deve dá-lo a pessoas que têm a largura de banda E as habilidades.