Como construir uma equipe virtual forte em 7 etapas

Você está em uma equipe virtual e quer que funcione? Aqui estão minhas estratégias de comunicação de equipe virtual favoritas, que você pode usar em casa e no escritório!

Índice

1. Crie um Espaço Social
1. Como faço para motivar os membros da equipe virtual?
2. Seja um Videoholic
3. Escolha as ferramentas certas
1. Escolha suas ferramentas de bate-papo
2. Escolha suas ferramentas de automação de fluxo de trabalho
4. Crie uma ótima política remota
1. O que é uma política de trabalho remoto?
5. Encontre seu movimento Groove
6. Recomendar atalhos
7. Evite as armadilhas
8. Bônus: começar, parar, continuar

À medida que mais empresas começam a trabalhar remotamente, precisamos saber como trabalhar de forma eficaz em uma equipe virtual.

Mais e mais de nós estamos trabalhando em casa e isso significa saber como se adaptar.

Estudos têm mostrado que trabalhar em casa também pode resultar em uma equipe virtual mais feliz e produtiva.

O que é uma equipe virtual?

Uma equipe virtual é um grupo de trabalhadores remotos que colaboram juntos para concluir um projeto. Uma boa equipe virtual é capaz de se comunicar de forma eficaz usando aplicativos ou software e pode ser composta por funcionários de uma única empresa ou funcionários de empresas diferentes.

Acertando as equipes virtuais depende de dois fatores:

• Acesso à tecnologia certa
• Usando comunicação digital clara

Alcançar essas duas coisas significa que você será capaz de colaborar de forma eficaz em um local de trabalho virtual.

É assim que você faz.

Crie um Espaço Social

O maior erro que as equipes virtuais cometem é presumir que a construção de rapport e o tempo social acontecerão naturalmente. Em um escritório, é fácil brincar na máquina de café, almoçar juntos ou bater um papo antes do início de uma reunião.

Ou até mesmo faça uma pegadinha com seus colegas de trabalho.

Em um local de trabalho digital, muitas dessas oportunidades desaparecem. Portanto, você deve criar seu próprio espaço social para evitar o esgotamento da bateria social dentro de sua equipe virtual!

Em um local de trabalho digital, os relacionamentos são como baterias. Eles drenam e você deve recarregá-los constantemente.

Scott Edwards, CEO da Science of People

Aqui estão as boas notícias:

• A ciência sugere que chamada de vídeo pode ser uma maneira simples de reduzir a solidão e o isolamento.
• Regular telefonemas pode ajudar a manter amizades próximas.
• Você pode produzir oxitocina (o produto químico para ligação) até mesmo através de uma webcam!

O tempo social é extremamente importante para nosso bem-estar, e nosso bem-estar é importante para nossa produtividade. Pode parecer contraproducente em uma semana agitada agendar um horário com seu grupo virtual apenas para bater um papo, mas o tempo social é fundamental para a lealdade e coesão da equipe.

Estudos mostraram que amizades dentro de uma equipe levam a um melhor desempenho, por isso, é vital mantermos o controle dessas relações, mesmo que não possamos nos ver cara a cara. Aqui estão algumas idéias para agendamento em seu espaço social:

• Consiga os primeiros 10 minutos de cada reunião para atualizações pessoais.
• Aprender juntos! Envie seu TED Talk favorito para sua equipe para que as pessoas possam assistir por conta própria (eu adoro este TED Talk, mas sou um pouco tendencioso). Em seguida, faça um almoço de discussão onde você fala sobre o que aprendeu.
• Faça mais um a um e adicionar perguntas pessoais à agenda. Pergunte sobre objetivos, hobbies e família.
• Faça uma pausa para o café digital.
• Almoçar juntos.
• Traga um palestrante ou especialista convidado para oferecer um almoço e aprender. (Eu faço isso para equipes O TEMPO TODO! E adoraria conhecer sua equipe.)
• Faça um quebra-gelo não estranho para aquecer suas reuniões.

Para a equipe da Ciência das Pessoas, temos até dias de cinema a cada dois meses e usamos essas oportunidades para comemorar e verificar as atualizações pessoais e profissionais.

Pode parecer um pouco estranho no início agendar uma pausa para o café de longa distância com seus colegas, mas é importante que mantenhamos nossa equipe ligado . Depois de tudo o que foi dito e feito, você ainda pode estar se perguntando ...

Como faço para motivar os membros da equipe virtual?

Saber como motivar os membros da equipe virtual é essencial para os líderes de equipe. Primeiro você precisa saber como se motivar . Somos inspirados por pessoas altamente produtivas e eficientes.

Em segundo lugar, aprenda o tipo de personalidade de sua equipe. Liderei centenas de treinamentos corporativos virtuais para equipes remotas, incluindo Microsoft, Automattic (obrigado por construir este site inteiro!) E Google. Um dos exercícios mais motivadores que fizemos é a ciência da personalidade da equipe.

Eu adoraria vir falar com seu grupo virtualmente ou você pode liderar sua equipe através de nosso exercício de personalidade.

Livro vanessa

Seja um Videoholic

Todas as terças-feiras, minha equipe acessa o Zoom, uma plataforma de videoconferência, para compartilhar atualizações e debater novas ideias para o negócio. Claro, ainda nos comunicamos por outros canais como e-mail e telefone, mas o vídeo permite uma experiência mais visual entre a equipe. Eu recomendo especialmente fazer videochamadas para novos contatos de rede online.

A videochamada é reconhecida como a melhor maneira de hospedar reuniões em comparação com as chamadas telefônicas padrão.

Veja por que a videochamada é tão importante:

• Linguagem corporal. A videochamada oferece mais interação natural , onde os chamadores podem fazer contato visual e ler a linguagem corporal. Por exemplo, se eu compartilhar uma notícia e um dos membros da minha equipe mostrar uma expressão de surpresa, sei que a notícia foi chocante ou surpreendente. Sou capaz de atingir as necessidades emocionais de minha equipe que não seria capaz de fazer tão facilmente apenas com a comunicação escrita. Ou se vejo alguém acenar com a cabeça sim ou não, sei que eles estão de acordo ou discordam sobre um assunto.
• A mentalidade certa. Uma das armadilhas mais comuns de trabalhar em casa é encontrá-lo mais difícil manter uma rotina , e algumas pessoas começam a se desfazer de suas roupas de escritório, preferindo trabalhar de pijama ( alguns estudos sugerem que isso pode chegar a 60% dos trabalhadores domésticos). Isso pode fazer com que as pessoas se sintam menos produtivas enquanto lutam para entrar no mentalidade certa para o trabalho . No entanto, as videoconferências regulares nos incentivam a nos vestirmos um pouco mais para a reunião e nos sentirmos mais como se estivéssemos indo para o trabalho.
• Microexpressões . Existem 7 expressões faciais universais e são extremamente importantes para decodificar e compreender as emoções. Se você estiver em uma videochamada, poderá realmente lê-los!

E você pode tornar o vídeo melhor! Confira nosso guia para tornar suas videochamadas incríveis.

15 dicas antes da sua próxima videochamada

Escolha as ferramentas certas

Qual é um dos maiores desafios para as equipes virtuais? Encontrando a tecnologia certa para o trabalho certo! Felizmente, existem ferramentas que podem transformar equipes improdutivas em equipes virtuais de sucesso.

Com quase 69% das empresas já oferecendo o trabalho remoto como opção, existem muitas ferramentas para mantê-lo conectado à sua equipe.

Recomendo enfaticamente que você experimente tudo isso para sua equipe virtual e, em seguida, selecione o que funciona melhor. Também sou fã de usar mais de um tipo de comunicação digital e alinhá-los com as tarefas certas. Por exemplo, sessões de brainstorming devem sempre ser feitas em chat de vídeo (para ver a linguagem corporal e rostos), enquanto as agendas podem ser trabalhadas de forma assíncrona por e-mail e esclarecimentos rápidos são melhores no chat.

Aqui está o resultado: Escolha a ferramenta certa que funciona para a tarefa.

Escolha suas ferramentas de bate-papo

Às vezes, você só precisa enviar algumas mensagens rápidas para os colegas de equipe. Não precisa ser complicado: para esse tipo de conversa, escolha um bom serviço de chat. Nós amamos Folga ou Torção , embora se você já estiver usando o Gmail, ele tem um bate-papo útil integrado chamado Hangouts do Google .

Etapa de ação: Durante suas reuniões virtuais, não tenha medo de apimentar as coisas com enquetes, PDFs e chats de aquecimento!

Escolha suas ferramentas de automação de fluxo de trabalho

O que é automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho ajuda a automatizar todas as tarefas enfadonhas e tediosas para que você possa se concentrar nas importantes. A automação do fluxo de trabalho inclui software e aplicativos que são eficientes e removem o fator de erro humano. Aqui estão alguns exemplos de automação de fluxo de trabalho:

• Automação de e-mail: com a automação de e-mail, você pode enviar e-mails em determinados momentos para certas pessoas.
• Gerenciar leads: para empresas que vendem produtos, as ferramentas de automação podem ajudar a direcioná-las automaticamente para a parte certa do processo de vendas.

Veja por que as ferramentas de automação de fluxo de trabalho são tão importantes:

Se todos continuarem fazendo as tarefas repetitivas e chatas que poderiam ser automatizadas, toda a sua equipe perderá um tempo valioso.

As ferramentas de automação são essenciais para equipes virtuais eficazes. Existem algumas ferramentas realmente boas ou automação de fluxo de trabalho, mas gostamos particularmente de segunda-feira , Zapier , e Microsoft Flow . Este é o software de segunda-feira, que você pode usar para criar uma tarefa automatizada:

Você pode configurar todas as suas automações de tarefas de uma vez, e elas serão realizadas automaticamente para você sempre que uma tarefa for acionada. As ferramentas de automação são literalmente uma das melhores poupadoras de tempo!

Colaboração

Nós realmente não podemos cantar louvores para Google Drive o suficiente quando se trata de colaboração em documentos.

Usando o recurso de controle de alterações, você pode ver exatamente as partes do documento que seu grupo virtual está editando:

Você também pode trabalhar no modo Sugestão para evitar que qualquer edição permanente seja feita sem que um colaborador concorde com a mudança:

O Google Docs é uma das melhores maneiras de aumentar sua colaboração. Yay para o trabalho em equipe virtual!

Gerenciamento de projetos

Quando você está trabalhando para construir uma cultura remota forte, é uma boa ideia escolher algumas ferramentas de gerenciamento de projeto.

Pode ser muito mais difícil organizar exatamente quem é delegado a uma tarefa e por qual prazo, quando você não pode mais verificar algo em uma mesa.

Nós encontramos isso Asana é o melhor para gerenciamento de projetos, mas outras equipes gostam de usar Trello ou Jira .

Vídeo conferência

Quando você pensa em videoconferência, seu primeiro pensamento pode ser usar o Skype, mas existem muito mais opções atualmente. Ampliação está se tornando rapidamente mais popular , assim como Cisco Webex , ambos oferecem recursos como desfocar o fundo (útil quando você não quer que seu grupo virtual veja o estado de sua cozinha).

Mais uma vez, se você já usa o Gmail, Google Meet e o Google Hangouts são serviços de videochamada impressionantes, mas fáceis de usar.

Agendamento

Ok, vamos dizer de novo. calendário do Google é brilhante para agendamento. Você pode controlar as configurações de privacidade e juntar calendários individuais (por exemplo, horário de expediente da Equipe A e Reuniões), de modo que todos os eventos que você precisa saber aparecem em seu calendário. Você também pode definir lembretes, compartilhar convites para eventos e escrever descrições junto com a hora e a data.

Temos ainda mais ferramentas de comunicação que você pode conferir:

As 15 melhores ferramentas de comunicação remota

Crie uma ótima política remota

Mesmo que trabalhar em casa seja apenas temporário, você deve ter uma política de trabalho remoto em vigor. Espera-se que estejamos prestes a ver um mudança significativa no número de pessoas trabalhando em casa permanentemente. Portanto, vale a pena investir tempo colaborando com sua equipe virtual em uma política oficial de trabalho remoto.

O que é uma política de trabalho remoto?

Uma política de trabalho remoto é um acordo geralmente entre o empregador e o funcionário que define os termos e condições de trabalho. Uma política de trabalho remoto pode ser temporária ou permanente e inclui detalhes sobre como o trabalho deve ser executado fora do escritório.

Aqui está o que uma política típica de trabalho remoto inclui:

• Jornada de trabalho
• Fluxo de trabalho da equipe que descreve exatamente quem se reporta a quem (e como / com que frequência)
• Novas políticas de licença parental
• Novas políticas contra doenças
• A nova estrutura da semana de trabalho em termos de reuniões e conferências
• Expectativas de comunicação

Preparar um documento como este realmente estabelece a base para o tipo de cultura comunicativa e colaborativa que você deseja para sua equipe virtual enquanto trabalha remotamente.

Você pode encontrar mais informações sobre como criar uma política de trabalho remoto em nosso guia para gerenciar funcionários remotos:

12 dicas confiáveis ​​para gerenciar funcionários remotos

Encontre seu movimento Groove

Temos nosso novo escritório montado na sala de reposição, uma máquina de café reluzente colocada cuidadosamente ao lado do computador, uma mesa de pé toda montada e estamos prontos para começar!

Nós vamos, quase.

Uma das partes mais difíceis de mudar de um escritório para nossa casa é como se torna fácil ficar inativo. Sentamos e nos tornamos batatas de cadeira prolongada. E é ruim: estudos científicos sobre ficar sentado por muito tempo sugeriram que o comportamento sedentário pode levar ao aumento da pressão arterial, alto nível de açúcar no sangue, excesso de gordura corporal e níveis elevados de colesterol.

E a pior parte?

Ser sedentário é fácil . O exercício é Difícil . Então, as pessoas simplesmente não se exercitam! É especialmente importante para trabalhadores remotos que geralmente trabalham em casa e ficam sentados o dia todo. Mas se você ainda não está em uma rotina de exercícios, considere o seguinte:

Cada minuto que você se exercita é um minuto adicionado à sua vida.

Isso é porque Pesquisadores de Harvard descobriram que apenas 15 minutos de exercícios por dia podem aumentar sua expectativa de vida em 3 anos!

Aqui estão algumas maneiras de incluir exercícios em sua nova rotina de trabalho.

• A cada 30 minutos, tente fazer uma pausa antes de sentar.
• Use um stepper ou uma esteira embaixo da mesa para manter as pernas em movimento.
• Fique de pé, especialmente ao fazer apresentações online.
• Ande pela casa ao atender uma ligação.
• Compre uma corda de pular e passe 15 minutos por dia pulando.
• Faça 10 flexões a cada hora.
• Compre uma barra pull-up e fixe-a acima da porta do escritório. Cada vez que você passar, faça um pull-up.
• Assista a uma rotina de ioga no YouTube e acompanhe.
• Tente usar um mesa de pé .

A verdade é que não importa tanto que tipo de exercício que você faz, contanto que seja moderado em intensidade e você esteja se desafiando. Se parecer muito no início, tente passos de bebê! Faça apenas algumas flexões ou apenas 5 minutos de pular corda e comece a partir daí.

O resultado final: o trabalho é importante, mas você não pode realizar o trabalho se sua saúde estiver sofrendo.

Recomendar atalhos

Se você puder tirar o estresse dos outros, será visto como um grande jogador em sua equipe.

Em outras palavras, a quantidade de estresse que você reduz de outras pessoas determina o seu valor. Pense nisso: se você está adicionando trabalho e estresse para outras pessoas, você está efetivamente sobrecarregando sua equipe.

Mas se você encontrar uma maneira de diminuir o estresse, as pessoas vão recorrer mais a você para obter ajuda.

Qual é uma ótima maneira de reduzir o estresse da equipe? Uma ótima maneira é por recomendar atalhos.

Atalhos no fluxo de trabalho. Atalhos para economizar tempo. Atalhos que prejudicam a produtividade. Por exemplo, encontrei um ótimo plugin que economizou tempo reduzindo muitas pesquisas manuais! Como isso poderia ajudar um dos membros da minha equipe, enviei para ele e, como resultado, sua eficiência melhorou drasticamente! (E sua carga de estresse também foi reduzida!)

Etapa de ação: Encontre e recomende um ótimo atalho para um colega de trabalho, gerente, funcionário ou chefe. Se gostarem, ótimo! Você ajudou e mostrou valor. Se eles não gostaram, não faz mal! Também mostra que você está sendo proativo e tem um desejo genuíno de ajudar.

Evite as armadilhas

Existem algumas armadilhas comuns em que os funcionários remotos caem quando ingressam em uma equipe virtual. Estes se resumem principalmente a duas coisas:

1. uma falta de rotina, e
2. falta de uma boa comunicação.

É relatado que 40% dos trabalhadores remotos citam a flexibilidade como o maior benefício de trabalhar em casa.

Mas, flexibilidade vem com uma desvantagem .

Aqui está um cenário:

• Você precisa entregar um relatório às 15h00. São 14h45 e você vai entregar seu relatório.
• Mas espere! Seus cães estão correndo atrás de seus pés porque eles precisam sair. Você os leva para um passeio e depois entrega seu relatório.
• Mas espere! Seu filho está chorando e quer desesperadamente sua atenção. Você o acalma e entrega seu relatório.
• Mas espere! Sim, você adivinhou. Já passou das 15h e seu relatório é agora atrasado.

A flexibilidade é fantástica, mas há uma grande desvantagem na flexibilidade: distrações.

Definir metas para você mesmo, restrições de tempo em tarefas específicas e manter seu espaço de trabalho livre de distrações é muito importante se você quiser fazer alguma coisa!

Existem algumas maneiras de fazer isso.

• Faça com que escrever uma lista de tarefas faça parte do seu rotina matinal .
• Rastreie sua produtividade anotando quanto tempo você passa trabalhando e se divertindo. Se você quiser se tornar digital, use um aplicativo como Boosted para controlar o seu tempo.
• Monte o seu escritório em casa em uma área tranquila da casa, livre de distrações. É melhor atribuir a si mesmo seu próprio quarto especificamente para trabalhar, de modo que você não o associe a mais nada.
• Mantenha seu telefone em uma sala diferente ( um estudo mostrou que apenas a presença de um telefone celular - mesmo se desligado - reduz o poder do cérebro).

A outra grande armadilha em que os trabalhadores remotos caem é a falta de comunicação com sua equipe. Isso não afeta apenas a produtividade do local de trabalho, mas também sua própria saúde mental .

Um estude sugere que até 21% dos trabalhadores remotos lutam contra a solidão.

Já estabelecemos o tipo de ferramentas que você pode usar para evitar que isso aconteça, mas aqui estão algumas dicas sociais sobre como lidar com isso.

• Compartilhe coisas sobre sua vida fora do trabalho e incentive outras pessoas da equipe a fazer isso também. Como foi o seu final de semana? Maravilhoso! Finalmente assistimos à nova série em streaming no Netflix; você viu isso? Isso pode parecer banal, mas lembrar que você é mais do que seu trabalho, e que seus colegas de equipe são mais do que seu trabalho, é vital durante os momentos de aumento do isolamento social.
• Dê a outras pessoas uma garantia positiva e feedback sobre seu trabalho. Isso pode faltar em uma equipe virtual, então realmente tente aumentar o moral uns dos outros.

Conclusão: O que você deve ter em mente sobre a construção de uma equipe virtual forte é o mesmo que você faria no escritório - manter a comunicação eficaz, o relacionamento próximo com o grupo virtual e seguir uma rotina.

Bônus: começar, parar, continuar

Este é um dos exercícios favoritos da minha equipe. É chamado de Iniciar, Parar, Continuar e funciona tanto para equipes virtuais quanto presenciais. Você pode fazer isso anualmente, semestralmente ou mensalmente com sua equipe. Aqui na Science of People, revisitamos este exercício após grandes momentos de negócios, como lançamentos de produtos e reformas de cursos, para verificar com a equipe as tarefas.

Quando você trabalha virtualmente, é fácil se perder em seu próprio trabalho e esquecer o que o resto da equipe está construindo e criando. Este exercício serve como um lembrete das metas de negócios e como as tarefas de cada membro da equipe apoiam essas metas.

Confira o vídeo completo sobre Iniciar, Parar, Continuar para saber mais:

Trabalha remotamente? Envie este vídeo para sua equipe virtual! Use isso como um ponto de partida para comece a se comunicar de forma mais significativa e dinamicamente com seus colegas.

Feliz trabalho virtual,

Vanessa