7 truques para evitar sobrecarga de informações e gerenciar e-mails

Eu costumava ser viciado em e-mail. Eu estava exausto. Esgotamento. Eu precisava de uma maneira melhor de sair da minha caixa de entrada.

Índice

  1. Não posso simplesmente agrupar meus e-mails?
  2. Por que o email prejudica a produtividade
  3. O motivo pelo qual você está sempre verificando o e-mail
  4. O verdadeiro perigo: sobrecarga de informações
  5. 5 maneiras de combater a sobrecarga de informações
  6. Como evitar sobrecarga de informações e gerenciar seus e-mails de trabalho em 7 etapas
    1. Etapa 1: anote seus processos
    2. Etapa 2: procure uma coisa
    3. Etapa 3: escreva o final da lista
    4. Etapa 4: Implementar sprints
    5. Etapa 5: De-Inbox
    6. Etapa 6: reuniões por e-mail
    7. Etapa 7: siga uma dieta de e-mail
  7. Caro leitor…

Você sabia que o trabalhador de escritório médio recebe 121 e-mails por dia?

E que a maioria de nós verifica nosso e-mail no trabalho a cada 6 minutos?



A sobrecarga de informações é real. E isso precisa parar.

Sentei-me com Cal Newport. Cal é professor de ciência da computação na Universidade de Georgetown e autor do best-seller de 7 livros! Seu mais novo livro, Um mundo sem e-mail , aborda a questão essencial: como podemos melhorar o local de trabalho para que comunicações importantes não usa email?

Confira nosso vídeo abaixo:

Nosso objetivo é ajudá-lo a intensificar seu jogo de produtividade de e-mail. Neste guia, você aprenderá:

  • como evitar sobrecarga de informação
  • por que o e-mail é o assassino número 1 em produtividade
  • por que você é tão viciado em verificar e-mails
  • como gerenciar e-mails (e seu tempo) como um chefe

Não posso simplesmente agrupar meus e-mails?

Deixe-me adivinhar - você foi instruído a agrupar seus e-mails.

Embora isso possa funcionar para alguns, há um grande problema. Em um inovador estude , pesquisadores da Universidade da Califórnia conduziram um experimento:

  • Eles conectaram 40 funcionários de escritório a monitores de frequência cardíaca por 12 dias.
  • Eles descobriram que quanto mais tempo alguém gasta com e-mail em uma determinada hora, maior é o estresse (o que não é surpreendente).
  • Eles também descobriram que quanto mais alto é o traço de personalidade de neuroticismo de uma pessoa, maiores são os níveis de estresse quando eles enviam e-mails em lote (mais surpreendente)

Portanto, para algumas pessoas, enviar e-mails em lote pode, na verdade, causar mais danos do que benefícios, especialmente se elas tendem a se estressar facilmente. Então, como resolvemos esse problema? Qual é a melhor alternativa para verificar e-mails?

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Por que o email prejudica a produtividade

Você verifica constantemente seus e-mails todos os dias? Isso pode ser ruim, de acordo com uma pesquisa de 2021 da Mail Manager .

Os resultados de uma pesquisa de 2021 do Mail Manager mostram que a maioria das pessoas acha que o e-mail as torna menos produtivas e mais frustradas

A pesquisa, realizada com 500 líderes empresariais, descobriu que mais da metade relatou que estava frustrado por não conseguir encontrar documentos específicos em sua caixa de entrada, o que os deixou com a sensação de:



  • perder tempo (63%)
  • sendo menos produtivo (48%)
  • perder informações do projeto (52%)

Caramba! Sem mencionar que checar constantemente o e-mail pode quebrar totalmente nossa concentração (mais sobre isso depois).

O que me leva à grande questão ...

Por que trabalhamos assim? Por que permitimos que o e-mail substitua outras formas de conversa mais profunda? Por que temos notificações ativadas o tempo todo? Por que não podemos concluir o trabalho importante primeiro e depois verificar o e-mail?

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O motivo pelo qual você está sempre verificando o e-mail

Para entender por que usamos tanto e-mail, vamos dar uma olhada na história do e-mail (é realmente fascinante!).

E-mail começou a crescer no início da década de 1990. À medida que as pessoas descobriam que os e-mails eram geralmente mais baratos, rápidos e eficientes do que os aparelhos de fax, o crescimento dos usuários de e-mail explodiu, passando de 55 milhões de usuários em todo o mundo em 1997 para 400 milhões em 1999.

E é aqui que começa o problema de comunicação por e-mail ...

Com o rápido crescimento do e-mail, os e-mails começaram a substituir todas as formas que costumávamos nos comunicar. De repente, começamos a ter :

  • menos reuniões
  • menos ligações
  • menos conversas reais em pessoa

Essas pessoas isolaram e inibiram a eficiência do trabalho - e-mail não escala .

Isso significa que sacrificamos a comunicação pessoal real e esporádica com vários emails de ida e volta com clientes e gerentes - emails que levam muito tempo e com apenas uma pessoa (nós) para respondê-los. Todos nós sabemos quanto tempo as cadeias de e-mail podem durar, por isso nos apressamos em responder aos e-mails para não atrasar ainda mais o processo.

É aí que entra o conceito da mente coletiva hiperativa.

O que é a mente coletiva hiperativa?

Cal Newport descreve a mente coletiva hiperativa como um fluxo de trabalho centrado em conversas contínuas alimentadas por mensagens não estruturadas e não programadas. Na colmeia, as pessoas tendem a manter suas linhas de comunicação abertas respondendo a e-mails, telefonemas ou ligações do Zoom ao longo do dia. A colmeia hiperativa pode ser prejudicial ao trabalho profundo.

O Hivemind hiperativo arruína nosso fluxo de trabalho, pois estamos constantemente em alerta.

Descrição gráfica do fluxo de trabalho do Hivemind Hiperativo

Não é irracional. Não se trata de ser mau com o nosso ferramentas de comunicação . Não é nossa culpa .



Aqui está o grande problema: Não somos processadores de computador. Não podemos simplesmente executar processos um após o outro - precisamos de tempo para mudar nossa atenção de uma coisa para outra.

Quando sempre temos nossas linhas de comunicação abertas, nossos preciosos recursos mentais são retirados, distraindo-nos do trabalho profundo e crítico de que precisamos para fazer as coisas.

A colmeia hiperativa é o veneno da produtividade.

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O verdadeiro perigo: sobrecarga de informações

Com o fluxo constante de mensagens e informações, estamos sujeitos a um problema mortal: sobrecarga de informações. De acordo com um estudo do Pew Research Center , 20% das pessoas dizem que se sentem sobrecarregadas com informações.

O que é sobrecarga de informação?

A sobrecarga de informações, também conhecida como ansiedade pela informação ou infoxicação, ocorre quando estamos expostos a muitas informações do que podemos lidar de uma só vez. A sobrecarga de informações geralmente ocorre quando absorvemos uma abundância de informações (ou seja, por e-mail), muitas vezes nos levando a tomar decisões ilógicas ou atrasando ainda mais nossas decisões.

Quando ficamos sobrecarregados, nossos cérebros simplesmente não conseguem processar todas as informações que chegam. E há vários razões pelas quais ficamos sobrecarregados. Você pode se relacionar com algum deles?

  • Você recebe inúmeros e-mails de seus colegas de trabalho, gerentes e chefe ao longo do dia.
  • Você enfrenta a pressão para produzir constantemente um ótimo conteúdo, fazendo com que tenha uma mentalidade mais e melhor.
  • Você é bombardeado com informações conflitantes (A tarefa deve ser atribuída aqui! Não, deve ser atribuída lá!).
  • Você está constantemente lidando com várias tarefas atribuídas a você.
  • Você se sente estressado quando não consegue processar as informações tão rápido quanto elas chegam.

Se isso soa como você, aqui estão algumas dicas simples que você pode implementar imediatamente para combater a sobrecarga de informações:

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5 maneiras de combater a sobrecarga de informações

Normalmente, quando as pessoas têm um problema, há uma resposta certa:

  • Quer perder peso? Coma menos e faça exercícios.
  • Quer dormir melhor? Não olhe para a tela antes de dormir e faça algo relaxante.

Mas e a sobrecarga de informações?

Não podemos simplesmente desligar nosso computador e telefones, especialmente se nosso trabalho for online.

Embora a solução possa não ser simples, EXISTEM coisas que tentei que ajudam muito com a sobrecarga de informações:

  1. Tempestade de pensamentos. Se você está atolado e estressado, colocar suas ideias no papel REALMENTE ajuda. Pegue uma caneta e papel e vamos fazer um brainstorming - liste TUDO que está estressando você agora. Os 20 e-mails que você recebeu de seu chefe. O gerente que lhe disse para consertar a impressora. Aquele enorme documento de 30 páginas que você teve que examinar esta manhã. A reflexão é como canalizar o estresse e as preocupações para o papel. Quando tiver tudo listado, você será capaz de se concentrar mais na tarefa em vez de se preocupar com o resto.
  2. Use sua equipe. Se você faz parte de uma equipe, não assuma a responsabilidade sozinho. Digamos que você tenha um gerente que constantemente envia tarefas para você - por que não compartilhá-las com alguém de sua equipe? Se eles tiverem a largura de banda, vocês dois podem resolver o problema em vez de confiar em si mesmos (e dois cérebros são com certeza melhor do que um).
  3. De internet. Leia um livro. Ir caminhar. Faça um pouco de ioga. A informação geralmente nos pega quando estamos na internet - afinal, na internet, podemos ouvir a voz de TODOS. No mundo real, nem todos precisam ser ouvidos (por nós, pelo menos). Vá para algum lugar tranquilo e desintoxique-se. Acho que uma boa caminhada ou caminhada curta me mantém rejuvenescido.
  4. Evite multitarefa. Estudos mostrar que a multitarefa realmente torna as pessoas menos produtivas do que se elas se concentrassem em uma tarefa. Por quê? Nossos cérebros têm dificuldade em alternar de uma tarefa para outra. Trabalhamos o nosso melhor quando podemos nos concentrar sozinhos em uma tarefa, sem distrações. Então considere cronometragem ou encontre uma maneira de trabalhar sem distrações.
  5. Gerenciamento hands-off. Você é um microgerenciador? Se você levar isso longe demais, você pode estar prejudicando outras pessoas. A maioria dos funcionários gosta de sensação de autonomia - afinal, são eles que trabalham em estreita colaboração com o projeto. Tente uma abordagem sem intervenção onde você assume a liderança, mas deixe que eles tomem as decisões por si próprios. Eles não apenas vão gostar, mas provavelmente também saberão o que é melhor para a equipe!

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Como evitar sobrecarga de informações e gerenciar seus e-mails de trabalho em 7 etapas

Tudo bem, vamos nos concentrar principalmente no grande problema: e-mails.

Não é fácil escapar desses e-mails, mas você também não precisa descartá-los totalmente.

Quero que você pare de ser vítima de sobrecarga de comunicação. Siga estas 7 etapas para gerenciamento máximo de e-mail:

Etapa 1: anote seus processos

Cada vez que você receber um e-mail, faça a si mesmo esta pergunta de ouro:

Qual é o processo subjacente que este e-mail está tentando enviar?

O e-mail pode estar lidando com clientes, enviando um vídeo para produção, reunindo novas peças de conteúdo para o blog, etc. Se o e-mail for importante, o remetente do e-mail está contando com sua resposta para poder seguir para as próximas etapas.

A chave aqui é realmente reservar um tempo para escrever a resposta em um pedaço de papel ou fazer uma anotação. Alguns e-mails que você pode perceber não têm um propósito significativo, como e-mails de bate-papo ou reclamações prolixas.

Outra maneira de pensar sobre isso é fazer uma lista ou uma planilha de cada tema ou projeto que chega à sua caixa de entrada. Então, quando fiz esta lista, percebi que tinha temas:

  • artigos de blog - 17 e-mails
  • Vídeos do YouTube - 12 e-mails
  • palestras - 8 e-mails
  • agendamento - 24 e-mails

Isso foi útil porque me permitiu pensar sobre a configuração de sistemas nesses baldes.

Quando você puder ver visualmente como seus e-mails estão vinculados, vá para a próxima etapa.

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Etapa 2: procure uma coisa

Agora vem a parte interessante:

O que você pode fazer para tornar seus processos mais fáceis?

Apontar para o fruto mais fácil aqui - o 1 mudança simples que vai lhe poupar mais tempo.

Pode ser tão simples quanto usar uma ferramenta como Calendly para marcar reuniões frequentes com um cliente em vez de enviar e-mails para a frente e para trás. Ou você pode perceber que pode economizar muito tempo criando modelos de email para aqueles e-mails semanais repetitivos.

Assim que tiver uma fruta ao alcance da mão, acrescente mais algumas.

Essa etapa é crucial porque diz à sua mente que há mais comunicação do que apenas e-mail.

Depois de encontrar o que você precisa e tirar o estresse dos e-mails constantes de seus ombros, você começará a ter o ímpeto para assumir o controle do seu tempo novamente.

Quando vi meus lotes, percebi que tínhamos que criar um sistema Asana que ligasse nosso blog ao sistema de vídeo do YouTube.

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Etapa 3: escreva o final da lista

Minha equipe e eu usamos Asana como nossa ferramenta de gerenciamento de projetos. E, como qualquer bom software de gerenciamento de projeto, um grande benefício é ajudar a reduzir o número de e-mails.

Um truque super útil que implementamos recentemente é usar uma lista de final de dia / final de semana. Esta lista é uma tarefa que criamos no Asana que basicamente diz:

Ei, Vanessa! Quando você tiver tempo no final do dia / semana, poderia dar uma olhada em X, Y e Z?

Exemplo de lista de fim de dia

Este processo nos economiza MUITO idas e vindas, porque demos bastante tempo uns aos outros para realizar nosso trabalho profundo durante o dia, enquanto guardamos a comunicação para depois.



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Etapa 4: Implementar sprints

Um sprint de equipe está hiperfocando em um projeto ou tarefa para concluí-lo. Isso geralmente envolve a maioria ou todos os membros importantes da equipe necessários para realizar a tarefa.

Sprints são comuns em equipes de desenvolvimento de software, onde a colaboração em tempo real é importante manter o controle para que as dependências das tarefas sejam atendidas.

No entanto, na maioria das outras organizações, o sprint da equipe é perdido.

Eu recomendo voltar ao sprint.

Concentre toda a atenção de sua equipe em uma tarefa, ignorando e-mails até que a tarefa seja concluída. Dessa forma, toda a equipe sabe no que todos estão trabalhando e um trabalho profundo pode ser concluído no processo.

Você pode até programar em dias ou manhãs de sprint quando sua equipe trabalhar em uma tarefa durante um horário específico e uma tarefa diferente na próxima. Descobri que isso ajuda muito a evitar essas cadeias de e-mail desagradáveis.

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Etapa 5: De-Inbox

Pense nos recursos online mais importantes do dia a dia da sua equipe:

  • o calendário de gerenciamento de projetos
  • escrita de documento online
  • ferramentas de escrita

Esses recursos precisam estar na caixa de entrada? Minha resposta é não (e tenho certeza de que 99% das empresas podem descartar a caixa de entrada e permanecer produtivas também). Portanto, se você está constantemente olhando a caixa de entrada para acessar os recursos de sua equipe, a chave aqui é disponibilizar seus recursos fora da caixa de entrada:

  • Use um documento colaborativo para deixar comentários.
  • Faça um modelo de recurso com os links relevantes em seu software de gerenciamento de projeto.
  • Defina o software de comunicação para ser externo ao e-mail e defina notificações fora do horário de trabalho intenso.

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Etapa 6: reuniões por e-mail

Em vez de enviar e-mail após e-mail, tente agendar uma ou duas reuniões semanais nas quais você cobre tópicos importantes (e economize muito tempo com e-mails no processo).

E-mail é ótimo para transmissão, mas é péssimo para interagir.

A regra geral é: Se você tiver que tomar uma grande decisão ou ter uma conversa importante por e-mail, é melhor ter uma reunião. Os e-mails podem ser um ótimo lembrete para alertar as pessoas sobre uma reunião futura, mas guarde o que você precisa para a reunião.

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Etapa 7: siga uma dieta de e-mail

Assim como uma dieta sem glúten, minha equipe e eu também temos adotado lentamente uma dieta de e-mail.

E, assim como todas as dietas, não há problema em começar devagar e com firmeza para entrar no novo sistema. Eu entendo - o e-mail parece ser o ponto de partida necessário para todas as empresas modernas.

Mas a chave aqui não é interromper o e-mail ou a comunicação por completo - trata-se de substituir esses fluxos de trabalho subjacentes.

Quanto melhor sua equipe for capaz de substituir e-mails, menos você sentirá falta de usá-los.

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Caro leitor…

Espero que você tenha achado este artigo útil! Quero ajudá-lo a controlar seu tempo e acabar com todas as distrações desnecessárias em sua vida. Deixe um comentário abaixo e deixe-me saber suas dicas privilegiadas sobre como você lida com seus e-mails de trabalho.

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Para o seu sucesso,

Vanessa