17 dicas de e-mail profissional para criar seu próximo e-mail (com modelos!)

Quer dominar a redação de e-mails profissionais que sejam notados? Quero dar a você 17 dicas fáceis, mas poderosas, para tornar o envio de e-mail melhor.

Índice

  1. 17 dicas para criar o e-mail profissional perfeito
    1. Nº 1: use a regra da platina
    2. # 2: Escolha o seu modo com cuidado ...
    3. # 3: Comece novas cadeias
    4. # 4: Escreva um ótimo assunto
    5. # 5: Cumprimente seu destinatário
    6. # 6: Escolha o seu tom e modelo
    7. Nº 7: Use uma hierarquia de fatos
    8. # 8: Se tiver mais de três parágrafos, PARE
    9. # 9: Não abuse da palavra URGENTE
    10. # 10: Contenha sua emoção
    11. Nº 11: termine com uma frase de chamariz
    12. # 12: Assinatura
    13. Nº 13: inclua uma assinatura de e-mail profissional
    14. Nº 14: Verifique sua gramática
    15. Nº 15: Aumente o atraso no envio para evitar o horror na entrega
    16. Nº 16: Torne-se um espião de e-mail
    17. Nº 17: Faça respostas predeterminadas
  2. Exemplos de e-mail profissional
    1. Modelo de e-mail nº 1: a oferta de emprego
    2. Modelo de email nº 2: A carta de demissão
    3. Modelo de email nº 3: o pedido de desculpas
    4. Modelo de e-mail nº 4: o e-mail do dia doente
    5. Modelo de email nº 5: A reunião
  3. Lista de verificação de e-mail profissional
  4. Email Like a Boss

A cada segundo que passa, mais de 3 milhões de emails são enviados e recebidos. Portanto, se você deseja escrever um e-mail profissional notável (que se destaque!), Este guia é apenas para você.

Escrever um e-mail profissional da maneira certa tem benefícios incríveis:



  • Faça com que seus e-mails sejam abertos, lidos e respondidos mais rápido
  • Seja mais carismático (sim, podemos definitivamente fazer isso por e-mail)
  • Construa sua credibilidade profissional enviando e-mails claros e concisos

Assista ao meu vídeo sobre as melhores dicas de e-mail:

Vamos mergulhar!

17 dicas para criar o e-mail profissional perfeito

Eu tenho alguns ótimos modelos de e-mail inativos abaixo, mas quero começar com as 17 dicas para criar um ótimo e-mail.

Nº 1: use a regra da platina

Você já ouviu falar da Regra de Ouro?

A Regra de Ouro: Trate os outros da maneira como deseja ser tratado.

Mas você sabe o que? Eu não amo a Regra de Ouro. Eu prefiro a Regra da Platina.

A Regra da Platina: Trate os outros da maneira que ELES desejam ser tratados.

Os melhores e-mails personalizados para seu público-alvo! Como você pode fazer isso? Ajustar ao seu tipo de carisma. Em nossa pesquisa, descobrimos que existem dois tipos de carisma:

Caloroso reladores e competente empreendedores.

  • Relatores calorosos adoro se atualizar e se conectar. Eles geralmente escrevem mais em seus e-mails e usam emojis, quebra-gelos e histórias. Eles gostam de ações e toques pessoais. Eles gostam de ser chamados pelo nome e ter assinaturas respeitosas.
  • Vencedores competentes são comunicadores eficientes e diretos. Eles gostam de ir direto ao ponto. Eles podem até pular sutilezas sociais e abridores.

Aqui estão duas versões do mesmo e-mail:

E-mail relator caloroso:

Assunto: Estou ansioso para me conectar na próxima semana

Oi Diana!

Foi um prazer falar com você hoje. Estou realmente ansioso para nosso encontro na próxima semana. Eu tenho agendado para 12h na quarta-feira. Vou escolher um ótimo restaurante próximo; Eu tenho alguns favoritos locais =) Mas eu queria verificar se você não tem nenhuma restrição alimentar?

E, claro, com certeza trarei uma cópia da proposta também. Estou ansioso por isso!

melhor,

Vanessa

P.S. Espero que seu filho esteja se sentindo melhor!

Email do empreendedor competente:

Assunto: Confirmando 12h de quarta-feira

Querida Diana,

Quero confirmar nosso encontro na próxima semana às 12h de quarta-feira.

Enviarei um convite com o local na próxima semana. Você tem alguma necessidade alimentar?

Vou trazer uma cópia da proposta. Obrigado por tudo.

melhor,

Vanessa

Veja a diferença? A maneira como você escreve seu e-mail respeita e honra a maneira de alguém se relacionar ou torna isso difícil para ela. É assim que obtemos respostas e aberturas mais rápidas.

Já agora ... descubra quem é VOCÊ com o nosso questionário gratuito sobre carisma.

Qual é o seu tipo de carisma?

Dicas internas: Mais alguns para manter em mente aqui para adaptar ao seu destinatário ...

  • Você sabe qual é a melhor hora do dia para enviar um e-mail para sua pessoa? Se eles são uma pessoa matutina, definitivamente acerte-os logo no início. Eles recebem muitas ligações durante a tarde? Evite esse tempo.
  • Verifique novamente o endereço do destinatário do e-mail! Especialmente os 1s, 1s e 1s (veja o que eu fiz lá?). Aqui está um exemplo engraçado: um único erro de digitação em um endereço de e-mail resultou em um completo estranho aparecendo em uma despedida de solteiro. Ops! Você pode assistir a este erro hilário no Youtube:

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# 2: Escolha o seu modo com cuidado ...

Email não é sua única opção! Na verdade, o e-mail é apenas a melhor opção para certas situações. Você também pode melhorar o e-mail.

Antes mesmo de pensar em enviar um e-mail, veja se é o melhor meio de comunicação. Você deveria transmitir sua mensagem pessoalmente, por meio de mensagem de voz, ligação telefônica, chat ou videochamada? Ou melhor ainda, você deve adicionar um vídeo? E-mails de vídeo são a novidade ...

Aqui estão as regras do meu canal:

  • 1 frase → chat: Se você estiver escrevendo um e-mail com apenas uma frase, considere apenas conversar com a pessoa no chat.
  • 3 parágrafos → Chamada telefônica, voxer ou e-mail de vídeo. Se você estiver escrevendo mais de 3 parágrafos, considere um telefonema, um voxer ou uma bomba e-mail de vídeo.
  • Mais de 5 perguntas → Videochamada. Se você estiver fazendo mais de 5 perguntas em um e-mail, considere fazer uma videochamada para que você possa discutir e desenvolver as respostas.

Conclusão: Às vezes, o e-mail é ótimo! E às vezes não é sua melhor escolha inicial.

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# 3: Comece novas cadeias

Você já recebeu um e-mail cujo assunto é apenas preenchido com encaminhamentos e respostas? Ou você já esteve em uma rede de e-mail com 48 threads e nada tem a ver com o assunto ou a pergunta original?

Vamos parar com a loucura! Se você está em uma cadeia que não tem a ver com o assunto original, ou se saiu tão longe do curso que você não tem ideia de onde começou ... então é hora de começar uma nova cadeia. Todos no tópico vão agradecer.

Remover: Não deixe suas cadeias de e-mail durarem para sempre. Um bom e-mail sempre deve ser retirado.

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# 4: Escreva um ótimo assunto

Você sabia que uma única palavra pode fazer ou quebrar seu e-mail? De acordo com Quicksprout , uma diferença de uma palavra na linha de assunto de um e-mail alterou a taxa de cliques dos visitantes em 46%!

Para criar uma linha de assunto de e-mail excelente, grandes redatores usam um método chamado os quatro U's:

  • Único.
  • Ultra-específico.
  • Urgência.
  • Útil.

Único as linhas de assunto são anti-enfadonhas e divertidas, como: Desejada: Minha fatia de pizza perdida. Recompensa em dinheiro: opcional. ou Acontece amanhã ... nosso encontro.

Ultra-específico as linhas de assunto vão direto ao ponto: Aqui está o relatório financeiro do segundo trimestre de 2020 e a data de vencimento atualizada para o calendário editorial.

Urgente linhas de assunto são um sucesso ou um fracasso (irei abordar mais sobre isso mais tarde). É melhor evitar o uso de palavras de urgência, a menos que seu e-mail seja realmente importante.

Útil as linhas de assunto contêm o que seu público achará útil. Isso remonta a conhecer seu público-alvo - o que eles consideram benéfico para eles?

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# 5: Cumprimente seu destinatário

Esta é a primeira coisa no corpo do e-mail e uma coisa que muitas pessoas esquecem. Ao escrever um e-mail comercial, é importante sempre incluir uma saudação, como se estivesse cumprimentando alguém pela primeira vez. Aqui estão alguns exemplos comuns:

Diferentes maneiras de usar uma saudação em um e-mail

Certifique-se de soletrar corretamente! Sempre abro arquivo quando alguém soletra meu nome Vannessa. Ou me chama de Victoria - acontece semanalmente. Sim, realmente.



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# 6: Escolha o seu tom e modelo

Existem 2 maneiras diferentes de abordar seu e-mail comercial: casual e formal. Se você adotar uma abordagem casual, você pode construir conexão mais rápido. Se você for formal, estará mais seguro, mas mantendo essa barreira erguida.

O tom que você escolhe depende da cultura da sua empresa e com quem você está falando. Se for um amigo / seu vizinho / colega de trabalho próximo, você provavelmente pode se safar com a abordagem casual. Se for seu chefe, supervisor ou gerente de contratação, bem ...

E aí mano! Como está o trabalho hoje? não soa tão bem, a menos que vocês dois sejam BFF's . Tente usar estas frases em seu e-mail para escolher um tom casual ou formal:

Casual Formal
Como tá indo?Como você está?
Ei John!Querido John,
Quer almoçar juntos?Você gostaria de almoçar algum dia?
Terminei o projeto!O projeto foi concluído.
Vou pegar o artigo o mais rápido possível.Enviarei o artigo assim que possível.
Estou muito feliz em conhecê-lo!Estou feliz em conhecê-lo.

Como o corpo da mensagem é a maior parte do seu e-mail, também criei modelos de e-mail profissionais e exemplos que você pode usar - seja uma oferta de emprego, carta de demissão, e-mail de desculpas e muito mais!

Confira os modelos e exemplos de e-mail na próxima seção abaixo!

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Nº 7: Use uma hierarquia de fatos

Esta é minha dica superavançada para habilidades excepcionais de e-mail. Sempre coloque a ideia mais importante no topo. Na melhor das hipóteses, as pessoas folheiam seus e-mails. Na pior das hipóteses, eles não terminam de lê-los. Não enterre sua liderança. Se você tem uma grande pergunta ou uma grande ideia, coloque-a no topo para que você tenha uma melhor chance de alguém realmente vê-la. Este é apenas um de muitos erros de email você pode fazer, mas é o mais importante para aumentar sua taxa de resposta.

Remover: Divulgue sua grande ideia o mais rápido possível.

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# 8: Se tiver mais de três parágrafos, PARE

Como escrever um bom e-mail: 1. Escreva seu e-mail 2. Exclua a maior parte dele 3. Envie.

- Dan Munz

Se você acha que seu e-mail é muito longo, pode ser que seja! Se você puder economizar o tempo de alguém tornando seu e-mail mais curto, eles ficarão dez vezes mais agradecidos do que ter que ler um e-mail longo (provavelmente será ignorado ou guardado para mais tarde!)

Remover: Se o seu e-mail tiver mais de três parágrafos, considere ligar. Ou talvez converse pessoalmente. Pode até ser mais fácil configurar uma videochamada, especialmente se você fizer parte de um time virtual . Faça o que fizer, evite escrever um romance em seu e-mail!

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# 9: Não abuse da palavra URGENTE

Isso é URGENTE, preciso de volta o mais rápido possível. É SUPER IMPORTANTE porque estou escrevendo em maiúsculas.

Quando vejo ‘URGENTE’ no assunto de um e-mail, meu coração dispara. Eu penso em coisas realmente urgentes como derramamento de sangue ou cair de um penhasco ou Youtube caindo - você sabe, as coisas realmente sérias.

Se você abusar do ASAP e URGENTE, você corre o risco de as pessoas o levarem menos a sério quando é na realidade urgente ao longo da linha. Não seja como o menino que gritou lobo.

Remover: Não use ASAP, URGENT, IMPORTANTE a menos que seja realmente, realmente ASAP, URGENT ou IMPORTANTE.

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# 10: Contenha sua emoção

As emoções podem destruir a credibilidade do seu e-mail. E pode ser de duas maneiras.

E-mails excessivamente animados podem deixar as pessoas loucas:

  • Pontos de exclamação quádruplos (!!!!)
  • 5 rostos sorridentes (: D: D) e
  • 3 corações () depois….

… E sua credibilidade de e-mail está zerada. Eu amo a emoção, mas não fique muito animado ... especialmente com os emojis. Você também deseja evitar emails emocionais. Isso é quando você está com raiva, chateado ou irritado e envia um e-mail para todos com algo um pouco desagradável. Eu prometo que você vai se arrepender.

Remover: Se seu coração estiver batendo forte enquanto você escreve um e-mail, PARE. Faça uma pausa e revisite o e-mail em 24 horas.

Nota: Com relação aos emojis, não há problema em jogar um ou dois emojis para amigos mais familiares e relacionamentos mais próximos! Eu uso eles moderadamente porque usá-los em demasia pode evocar lembranças ruins do ensino médio para o destinatário do e-mail. =)

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Nº 11: termine com uma frase de chamariz

Como leitor no final de um e-mail, você tem duas opções: Responder ou ignorar. Como remetente, você sempre deseja que eles respondam. A melhor maneira de aumentar suas taxas de resposta é sempre encerrar seu e-mail em uma frase de chamariz. Se você realmente quer ficar chique, você pode negrito ...

Remover: Qual é a única coisa que você precisa que eles façam, respondam ou perguntem? Termine com isso para tornar mais fácil para eles responderem.

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# 12: Assinatura

Esta é a última parte do seu e-mail escrito, em que você termina com um comentário final. A assinatura deve encerrar sua mensagem e, na maior parte, terminar com uma nota alta!

Aqui estão alguns exemplos de assinaturas de e-mail comuns que você pode usar:

Lista de aprovações de e-mail calorosas e competentes

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Nº 13: inclua uma assinatura de e-mail profissional

Uma assinatura incrível é a chance final que você tem de causar uma impressão duradoura. Você pode optar por assinar simplesmente digitando seu nome (por exemplo, Vanessa van Edwards), mas não possui um nome único fator que uma assinatura pode ter.

Você pode fazer tudo com sua assinatura - eu vi tantas assinaturas de e-mail sofisticadas que parecem surpreendente , como esta assinatura animada de Jennifer Jones:

Exemplo animado de assinatura de e-mail

Fonte: Criminalmente Prolífico



Foto atraente, GIFs e chocolate!? Parece incrível, mas muitos serviços de e-mail podem apenas enviá-lo como um anexo ou bloqueá-lo completamente, pois ele ocupa muito espaço valioso de e-mail.

Em vez disso, minha melhor dica para assinaturas de e-mail é: Mantenha a simplicidade! Sem imagens, texto simples, direto ao ponto.

Ter uma assinatura de e-mail simples e excelente torna você memorável e parece profissional. Pode ser tão simples quanto seu nome completo e cargo:

Vanessa

Ou você pode adicionar links para comercializar você mesmo e mostrar que trabalha / trabalha para uma empresa confiável. Aqui está o que uso atualmente ...



Vanessa

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Nº 14: Verifique sua gramática

Deixar

Grammarly analisou 100 perfis do LinkedIn de falantes nativos de inglês na indústria de bens de consumo embalados. As evidências?



  • Profissionais com menos erros gramaticais em seus Perfis LinkedIn foram promovidos a cargos superiores. Aqueles que não chegaram a posições de nível de diretoria cometeram 2,5 vezes mais erros gramaticais.
  • Menos erros gramaticais correlacionados com mais promoções. Os profissionais que tiveram apenas 1 a 4 promoções ao longo da carreira cometeram 45% mais erros gramaticais em comparação com aqueles que receberam de 6 a 9 promoções.

Mas você provavelmente não precisava estudar para saber que a gramática é importante. Algumas pessoas gostam Kyle Wiens, CEO da iFixit , nem vai contratar pessoas que usam gramática ruim. Verifique se a gramática está correta em seus e-mails, usando ferramentas como Grammarly - pode significar a diferença entre convidar alguém para almoçar e comê-lo!

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Nº 15: Aumente o atraso no envio para evitar o horror na entrega

Você já apertou acidentalmente o botão Enviar muito cedo e sua reação foi algo como a de Gloria de Família moderna:

Se sim ... você não está sozinho. Felizmente, você pode corrigir isso aumentando o atraso de envio.

Qual é o atraso de envio?

O atraso de envio é o cronômetro de contagem regressiva que começa logo após você clicar no botão de envio. É um ótimo recurso para detectar erros de digitação de última hora ou se você mudar de ideia de última hora antes de enviar aquele e-mail irritado para seu colega de trabalho.

Veja como: Se você estiver usando o Gmail como eu, vá para as configurações.

Opção de configurações do Gmail

Em seguida, na guia Geral, procure a opção 'Desfazer envio'. Aumente o período de cancelamento de envio do padrão de 5 segundos para 30 segundos.



Finalmente, salve suas alterações e pronto!

Tipo Pro: Aqui está um grande erro de novato. Você abre um e-mail e começa do início. Para: Assunto: Mensagem. Errado! Sempre adicione o endereço por último. Você nunca sabe quando aquele botão de envio incômodo ganha vida própria.

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Nº 16: Torne-se um espião de e-mail

Quando enviamos uma mensagem no Facebook, sabemos quando alguém a lê. Por que não enviar e-mail? Enviar uma pequena notificação se alguém abrir seu e-mail deve ser um recurso padrão, para que você saiba se alguém lê seu e-mail ... ou se está apenas ignorando.

Saber quando alguém lê seu e-mail o mantém um passo à frente no jogo.

A melhor maneira de rastrear quando seu e-mail foi lido é usar Bananatag .

Bananatag é uma ferramenta de e-mail que envia uma pequena notificação sempre que alguém abre um e-mail rastreado. Tem até um bacana Extensão do Chrome que é fácil de instalar.

A melhor parte? A pessoa que abrir o e-mail não saberá que ele está sendo rastreado. Dessa forma, você está disfarçado, como um ninja camuflado na escuridão da noite, o destinatário do seu e-mail desconhece. Você será um verdadeiro espião de e-mail!

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Nº 17: Faça respostas predeterminadas

Você sabia que pode salvar todos os modelos de e-mail neste artigo em sua conta de e-mail e usá-los sempre que quiser (espero que não no caso de demissão!)? Veja como fazer isso no Gmail:

  1. Na guia Configurações -> Avançado, certifique-se de que os Modelos estejam habilitados.
Opção para habilitar modelos de e-mail no Gmail
  1. Clique no botão Compor no canto superior esquerdo para criar um novo e-mail.
Botão Escrever no Gmail
  1. Copie um dos modelos de e-mail abaixo e cole-o no e-mail ou crie seu próprio e-mail que você planeja reutilizar.
  2. Clique nos 3 pontos no canto inferior direito do e-mail -> Passe o mouse sobre os modelos -> Salvar rascunho como modelo -> Salvar como novo modelo.
  3. Finalizado! Agora você tem um novo modelo de e-mail que pode reutilizar mais tarde.

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Exemplos de e-mail profissional

Então você tem um e-mail importante para enviar. Se você não sabe como iniciar um e-mail profissional, eu ajudarei você! Os formatos de e-mail profissional variam, então aqui está uma lista de modelos de e-mail que você pode usar como uma folha de dicas para uma variedade de situações. Começando com…

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Modelo de e-mail nº 1: a oferta de emprego

Tem uma oferta de emprego ou está procurando dar uma? Ótimo! Os empregos mudam vidas, por isso é importante enviar um excelente e-mail profissional. Veja como escrever um e-mail para um emprego que você deseja oferecer, aceitar uma oferta de emprego ou recusar uma oferta de emprego por e-mail.

Oferecendo um emprego

Todo e-mail de boa oferta de emprego deve destacar 7 detalhes de emprego, incluindo:

  • Reconhecimento da oferta. A primeira coisa que você deve fazer é informar ao seu funcionário em potencial que você tem uma oferta de trabalho para ele.
  • Cargo / cargo. Indique claramente o cargo que ocupa, bem como quaisquer funções adicionais de que possa não ter conhecimento.
  • Resumo de benefícios e salários. Destaque quaisquer benefícios importantes desta posição.
  • Data de início. Inclua sua data de início proposta e ofereça flexibilidade (se houver).
  • Expressão de entusiasmo ou gratidão. Indique claramente a sua gratidão e agradeça ao seu potencial empregador pelo processo de entrevista.
  • Acordo / contrato de trabalho em anexo. Anexe um formulário detalhado e peça uma assinatura de aceitação, se necessário.
Oferecendo um exemplo de e-mail de trabalho:

Aqui está um e-mail de oferta de emprego que Scott, CEO da Science of People, escreveu para um de nossos novos membros da equipe (informações confidenciais removidas):

Email para uma nova contratação
Aceitando um modelo de e-mail de oferta de emprego:

Linha de assunto: Oferta de emprego de [Nome da empresa]



caro [insira o nome do destinatário] ,

Muito obrigado pela nossa ligação de ontem! Estou muito animado para falar com você e ouvir sobre seu entusiasmo por este cargo. Estamos entusiasmados em oferecer a você a posição de [nome da posição] no [Nome da empresa].

Anexei nosso contrato de trabalho para sua análise, mas aqui estão alguns detalhes:

[resumo dos benefícios, incluindo salário]

Ficaríamos muito felizes se você começasse na próxima semana em [data de início] , se você estiver disponível no momento. Informe se uma data diferente funcionaria melhor.

Se você tiver outras perguntas ou dúvidas, entre em contato e ficaremos felizes em responder. Estamos muito animados em receber alguém com sua paixão e talento para ajudar a espalhar a palavra por toda parte.

Cumprimentos,

[Seu nome]

Aceitando um modelo de e-mail de oferta de emprego

Tem uma oferta de emprego? Ótimo! Você tem algumas opções, dependendo da sua próxima etapa:

  • Aceitando a oferta. Isso pode ser tão simples quanto expressar seu agradecimento e gratidão e preencher quaisquer formulários ou contratos (se houver).
  • Pensando bem nas coisas. Se precisar de tempo, você pode informar ao seu empregador em potencial que você precisará de alguns dias úteis para tomar uma decisão.
  • Negociando uma posição. Antes de negociar, leia nosso artigo com base científica sobre como negociar !

Ao aceitar uma oferta de emprego, tenha em mente o seguinte:

  1. Escreva uma linha de assunto clara. Afirme claramente que você está aceitando a oferta na linha de assunto.
  2. Repita que você está aceitando a posição. Novamente, repita sua aceitação na primeira linha, junto com o cargo e a empresa.
  3. Mostre obrigado. Agradeça a empresa e / ou contratante pela oportunidade.
  4. Faça um resumo. Reafirme e reconheça sua aceitação das condições da oferta, incluindo o salário, benefícios e data de início.
  5. Ofereça seu apoio. Pergunte ao destinatário se ele precisa de mais alguma coisa sua.
  6. Termine com uma nota alta!
Aceitando um modelo de e-mail de oferta de emprego:

Linha de assunto: Aceitação de oferta de emprego - [Seu nome]

caro [insira o nome do destinatário] ,

Terei prazer em aceitar a posição oferecida em [Nome da empresa] para a posição de [Titulo do trabalho] . Muito obrigado por esta excelente oportunidade de fazer parte da equipe.

Li na íntegra o contrato do funcionário e anexei uma cópia assinada a este e-mail. Eu confirmo que meu salário inicial será [valor do salário] e minha data de início será em [Encontro: Data].

Se precisar de mais alguma coisa antes da data de início, entre em contato. Você pode entrar em contato comigo por telefone em [número de telefone] ou me contate por e-mail. Estou animado para trabalhar ao lado de você e do resto da equipe em breve!

Sinceramente,

[Seu nome]

Tipo Pro: Quer causar uma impressão duradoura? Tente dar um chamada telefónica para seu novo empregador em vez de escrever um e-mail.

Recusando uma oferta de emprego

Você já ouviu falar do estudo de rejeição onde eles encontraram um coração partido se sente o mesmo que um braço quebrado? Rejeição dói - até mesmo para o seu potencial empregador. Veja como rejeitar (gentilmente) sua oferta de emprego em 4 etapas:

  1. Declare a oferta. Inclua o nome da empresa e o cargo oferecido.
  2. Mostre obrigado. Expresse sua gratidão por seu tempo e esforços.
  3. Recuse a oferta. Mantenha este passo breve e tente não ser muito detalhado.
  4. Termine com uma nota alta!
Recusando um modelo de e-mail de oferta de emprego:

Linha de assunto: Oferta de emprego - [Seu nome]

caro [insira o nome do destinatário] ,

Obrigado por me oferecer o papel em [Nome da empresa] para a posição de [Titulo do trabalho] . Foi um prazer conversar com você e agradeço por me entrevistar.

Foi uma decisão difícil, mas decidi recusar a oferta porque [Aceitei um cargo em outra empresa / permanecerei no cargo atual na minha empresa / optei por seguir uma direção de carreira diferente] .

Mais uma vez, obrigado por seu tempo e consideração, e espero que nossos caminhos se cruzem no futuro.

Sinceramente,

[Seu nome]

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Modelo de email nº 2: A carta de demissão

Sair do emprego nunca é fácil, especialmente por e-mail. Ao pedir demissão, é melhor fazê-lo pessoalmente e acompanhar com uma carta física ou até mesmo por telefone. Mas se você tiver que fazer isso por e-mail (por exemplo, se você for um trabalhar em casa funcionário), existem algumas diretrizes a seguir:

  1. Coloque na linha de assunto. Você quer ser claro, então adicione a palavra resignação ou renúncia em algum lugar da linha de assunto.
  2. Declare sua posição. Não importa o tamanho da empresa, é importante declarar sua posição e / ou nome da empresa - afinal, este é um e-mail formal de demissão e é uma boa ideia manter o controle.
  3. Dê um aviso prévio de 2 semanas. Essa é a norma em todos os empregos na América e ajuda a estabelecer um bom relacionamento com você e seu empregador. Se você não pode dar um aviso prévio de duas semanas, dê o máximo de tempo que puder. Informe o seu empregador no dia da sua demissão.
  4. Expressar gratidão. Agradeça a oportunidade que você teve de trabalhar com seu empregador. NÃO fale negativamente sobre seu empregador - afinal, este é um e-mail e todos os registros nunca são apagados.
  5. Dê sua razão. Mantenha o seu motivo curto e não entre em detalhes, a menos que você seja realmente próximo de seu empregador.
  6. Ofereça seu apoio. Certifique-se de que sua empresa saiba que você está aberto para ajudá-los durante a transição.
  7. Deixe suas informações de contato. Se sua empresa precisar entrar em contato com você no futuro por qualquer motivo, deixe suas informações de contato para eles.

Tipo Pro: Evite discutir sua renúncia com seus colegas de trabalho antes que seja oficial. Isso evitará que qualquer drama desnecessário e segredos em potencial vazem para seu chefe.

Exemplo de e-mail de demissão:

Exemplo de e-mail de demissão

Editado de: LiveCareer



Renunciando a um modelo de e-mail de trabalho:

Linha de assunto: Renúncia - [Seu nome]

caro [insira o nome do destinatário] ,

Estou enviando este e-mail para informá-lo da minha renúncia de [Titulo do trabalho] no [Nome da empresa] , eficaz [Encontro: Data]. Queria que soubessem que foi uma experiência incrível trabalhar aqui e gostaria de agradecer a você e a equipe pelo apoio e ótimos momentos que passamos juntos.

Eu sei que isso é muito repentino, mas decidi renunciar porque [razão]. Se eu puder ser de alguma ajuda durante esta transição, ou se você precisar de alguma coisa minha antes da minha data de demissão, por favor, me avise.

Você também pode entrar em contato comigo em [número de telefone] ou [o email].

Mais uma vez, muito obrigado pela oportunidade de trabalhar na [Nome da empresa] . Sou muito grato por ter trabalhado aqui e espero que possamos manter contato no futuro.

Sinceramente,

[Seu nome]

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Modelo de email nº 3: o pedido de desculpas

Oh, você estragou tudo? Tudo bem, todos nós cometemos erros! O problema é: como reconhecemos nossos erros?

Primeiro, aqui está o que NÃO dizer, cortesia de um tweet da United Airlines:

Exemplo de pedido de desculpas por e-mail da United Airlines

A frase Peço desculpas por ter que acomodar novamente esses clientes não parece tão sincera, não é? É por isso que havia muitos reação pública por este pedido de desculpas.



Felizmente, existem algumas dicas para enviar um excelente e-mail de desculpas profissional sem parecer falso:

  1. Linha de assunto. Diga que sinto muito ou peço desculpas. Certifique-se de que você está falando sério!
  2. Aborde seus valores. Declare suas crenças e valores e por que você é uma pessoa de bom caráter moral e confiável.
  3. Resolva o problema. Explique o erro que você cometeu e por que esse erro contradiz seus valores.
  4. Peça desculpas. Isso precisa ser genuíno e em suas próprias palavras, se possível. Evite apontar o dedo e reconhecer seu erro.
  5. Explique seu plano de jogo. Esta é a parte mais importante. Diga ao destinatário como você mudará ou que ações tomará para melhorar as coisas.
  6. Peça perdão. Não tenha medo de mostrar um pouco de emoção para demonstrar o quanto você realmente sente.

Exemplo de e-mail de desculpas:

Felizmente, incorporando as dicas acima, a United Airlines se saiu muito melhor com seu e-mail oficial de desculpas:

Um e-mail de desculpas adequado da United Airlines

Você pode ver o e-mail completo da United Airlines aqui .



Nunca podemos dizer que lamentamos o suficiente pelo que ocorreu parece muito melhor! Além disso, o e-mail completo explica todas as mudanças que a United Airlines fará para evitar que esse problema aconteça novamente.

Modelo de e-mail de desculpas:

Linha de assunto: Eu sinto muito - [Seu nome]

ei [insira o nome do destinatário] ,

Eu sei que é importante para [estado valor / crença]. É por isso que me sinto mal quando [erro aqui].

Peço desculpas por fazer isso. Não tenho desculpa para cometer esse erro e realmente quero mostrar a você como posso fazer melhor da próxima vez. A fim de compensar você, eu vou [faça x, y, z].

Por favor, me perdoe por meu erro. Eu realmente espero que você aceite minhas mais profundas desculpas.

Sinceramente,

[Seu nome]

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Modelo de e-mail 4: e-mail do dia doente

Todos nós já passamos por isso: um dia você acorda com uma sensação de coceira na garganta e uma sensação de tontura e calor na cabeça. Você está doente e tem um problema ainda maior - você precisa contar ao seu chefe.

Veja como escrever o e-mail de dia doente perfeito em 6 etapas:

  1. Assunto claro. Como qualquer outro e-mail profissional, escreva o assunto claramente como Dia da doença - [seu nome].
  2. Liste seu motivo. Informe ao seu empregador que você está se sentindo mal e o que o impede de vir ao escritório. Isso pode ser qualquer coisa, desde febre a tosse ou simplesmente não se sentir bem.
  3. Seu HEC esperado. Avise seu empregador quando você espera voltar. Se você não souber quando, diga a eles que você voltará em uma data específica, contanto que melhore.
  4. Diga a eles sua disponibilidade. Dependendo de como você está doente, você pode dizer ao seu empregador que estará disponível para contato por e-mail ou telefone. Se você estiver doente demais para fazer qualquer um deles, diga a eles que você não verificará seu e-mail.
  5. Reprogramar. Tem uma reunião importante? Projeto devido? Descreva em seu e-mail que você os reagendará para uma data posterior. Você pode até pedir a um colega para ajudar, se possível.
  6. Dar crédito. Certifique-se de anotar todas as notas médicas ou formulários hospitalares que você pode enviar ao seu empregador para que eles saibam o que você está fazendo durante o seu dia de doença.

Tipo Pro: Não espere. Quanto mais cedo, melhor ... especialmente se você não sabe se vai passar o dia em casa ou no consultório médico. E se você já está atrasado? Envie esse e-mail o mais rápido possível!

Modelo de e-mail para dias de doença:

Linha de assunto: Dia ruim - [Seu nome]

ei [insira o nome do destinatário] ,

Eu queria que você soubesse o mais rápido possível que não irei trabalhar hoje porque [Estou com febre desde a noite passada / meu estômago dói / peguei uma gripe]. Fui ao consultório médico e me disseram que posso voltar a partir de amanhã, contanto que meus sintomas desapareçam. Posso fornecer um atestado médico para você quando voltar ao escritório.

Eu também estarei disponível para [verificar e-mails / trabalhar remotamente] enquanto estou me recuperando em casa. Quanto à reunião agendada para hoje, será melhor se pudermos reagendá-la para amanhã.

Obrigado pela compreensão,

[Seu nome]

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Modelo de email nº 5: A reunião

Ao longo da minha carreira, programei centenas, se não milhares do Encontros - tanto pessoalmente quanto por videochamadas. E o que posso dizer é o seguinte:

Marcar a reunião é tão importante quanto a própria reunião.

Esteja você marcando uma reunião com alguém familiar ou com pessoas que você não conhece, os conflitos de tempo ou uma agenda pouco clara podem diminuir suas chances de ter uma reunião pelo buraco. Aqui estão algumas dicas de especialistas e um modelo de e-mail super simples que você pode seguir para obter o e-mail de reunião perfeito, sempre.

  1. Linha de assunto. Tenha uma linha de assunto específica, como Nova reunião nesta sexta-feira ou Agendar uma reunião.
  2. Indique o motivo. Qual é o motivo do encontro? Seja específico sobre os problemas ou atualizações que você gostaria de resolver. Esta será a sua agenda para a reunião.
  3. Dê a hora e a data. Estabeleça um horário apropriado que funcione para todos. Caso não tenha certeza, você também pode sugerir horários diferentes para a reunião.

Configurando um modelo de reunião:

Linha de assunto: Nova reunião nesta sexta-feira

ei [insira o nome do destinatário / todos] ,

Eu queria entrar em contato e marcar uma reunião para [resolver problemas / dar atualizações]. Podemos nos encontrar em [hora e data] ?

Confirme se isso funciona para você ou se outro horário ou lugar funciona. Aguardo nosso encontro!

melhor,

[Seu nome]

Modelo de e-mail de acompanhamento após a reunião:

Você marcou uma reunião, mas não obteve resposta? Estudos mostram que se já se passaram mais de 2 dias, você tem 90% de probabilidade de não obter uma resposta. Talvez seu e-mail tenha sido enterrado sob uma pilha de outros e-mails. Aqui está um e-mail de acompanhamento rápido:

Linha de assunto: Você está vindo?

ei [insira o nome do destinatário] ,

Eu não tenho notícias há algum tempo. Eu estava apenas verificando se você vem para a reunião agendada!

Obrigado,

[Seu nome]

Obrigado por e-mail após modelo de reunião:

Você teve um SURPREENDENTE encontro? Você aprendeu algo novo com os outros que compareceram? Experimente expressar sua gratidão a essas pessoas maravilhosas! Esta também é uma ótima oportunidade para agregar valor (também conhecido como apresentar as pessoas umas às outras)!

Linha de assunto: Sério, ótimo encontro!

ei [insira o nome do destinatário] !

Muito obrigado por nosso encontro de hoje. Foi ótimo saber sua opinião sobre [tópico da agenda]. Você é muito bom em [explicando / fazendo apresentações / etc.]. Além disso, gostei muito da nossa conversa sobre [algo interessante].

Há alguém que conheci antes que é muito bom em [tópico relevante] . Essa pessoa é [Nome dele dela] quem trabalha em [Nome da empresa] . Acho que eles podem realmente fornecer algumas dicas sobre o que falamos anteriormente. Posso apresentar vocês dois?

Mais uma vez, obrigado pela excelente reunião anterior. Tenho certeza de que sua recomendação será ótima! Espero que possamos manter contato e conversar novamente em breve.

Atenciosamente,

[Seu nome]

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Lista de verificação de e-mail profissional

Esta é uma lista de verificação final antes de enviar seu e-mail profissional. Certifique-se de que seu e-mail cobre tudo antes de clicar no botão Enviar!

  • Meu e-mail contém uma linha de assunto de e-mail com pelo menos um dos 4 U's?
  • Cumprimento adequadamente o destinatário do e-mail usando um tom casual ou formal?
  • Esclareço minhas intenções ao escrever no primeiro parágrafo?
  • Eu revisei meu e-mail quanto a erros gramaticais ou ortográficos?
  • Observei algum anexo inserido no e-mail?
  • O final contém um apelo à ação?
  • Eu fechei com uma assinatura apropriada?

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Email Like a Boss

Aqui está um pequeno bônus final para você. Confira este guia prático de e-mail que adoro de @danidonovanl:

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Tenho trabalhado para ficar mais consciente de como escrevo e-mails e criei este guia prático para impressão! . Tenho o péssimo hábito de usar excessivamente pontos de exclamação, emojis e qualificadores como 'apenas' e 'possivelmente' para soar extremamente amigável e não ameaçador em e-mails. (Apenas perguntando / apenas confirmando / apenas verificando / apenas tendo certeza / apenas queria que você soubesse). Você tem permissão para ocupar espaço. Sua voz merece ser ouvida. Suas opiniões são importantes. Você não precisa se desculpar por existir ou pedir o que você precisa. Você não é mandão ou mal-intencionado por não soar como uma máquina de estimular 24 horas nos sete dias da semana . Se você age como um capacho, é melhor desenvolver o gosto por couro de calçado. Você também tem poder. Não tenha medo de se defender - ninguém mais vai fazer isso por você. . Quer apoiar minha arte, juntar-se à nossa incrível comunidade Discord e ter acesso exclusivo para ver novos quadrinhos antes de qualquer outra pessoa? Link na bio

Uma postagem compartilhada por Dani Donovan (@danidonovan) em 22 de maio de 2019 às 15:43 PDT