17 maneiras fáceis de melhorar suas reuniões

Índice

  1. Antes do encontro
    1. Avalie o motivo da reunião.
    2. Considere tudo o que você precisa trazer com você.
    3. Deixe que todos conheçam a agenda.
    4. Convide as pessoas que precisam estar presentes.
    5. Siga a regra das duas pizzas.
    6. Pense um pouco no planejamento físico da reunião.
    7. Considere sua apresentação.
    8. Bônus: Escolha as ferramentas certas para reuniões online.
  2. Durante o encontro
    1. Incentive todos a contribuir:
    2. Faça uma piada ou duas.
    3. Esteja ciente de sua linguagem corporal.
    4. Mantenha breve.
    5. Tenha tato.
    6. Evite reclamar.
    7. Mantenha-se focado e engajado
  3. Depois da reunião
    1. Compartilhe as atas.
    2. Peça feedback.
    3. Planeje o futuro.

Você teme reuniões? Você pode estar cometendo um dos 7 principais erros em reuniões. Não se preocupe! Vou repassar cada um dos 7 erros de reunião e dar a você 7 soluções fáceis de reunião.

Os empresários têm muitas reuniões. Tantos, na verdade, que quando você terminar de ler esta frase 8.000 reuniões terá começado nos EUA. Para muitos de nós, a ideia de comparecer (ou pior, hospedagem ) uma reunião é suficiente para lançar o medo em nossos corações. Para outros, são apenas um chato sugador de tempo. Na verdade, uma pesquisa com trabalhadores dos EUA citou ‘‘ reuniões demais ’como o maior perda de tempo deles .

Reuniões malfeitas podem ser enfadonhas, demoradas e incrivelmente improdutivas, o que não é apenas frustrante para todos os envolvidos, mas extremamente caro para uma empresa.



Reuniões improdutivas desperdiçam mais de US $ 37 bilhões por ano apenas nos Estados Unidos.

Este gráfico lista os tipos de reuniões mais comuns, incluindo reunião de equipe (47%), força-tarefa (22%) e compartilhamento de informações (21%)

E existem tantos tipos diferentes de reuniões! De reuniões de equipe a forças-tarefa, brainstorming e reuniões cerimoniais - você precisa saber como ter uma reunião melhor.



Temos que melhorar a forma como fazemos reuniões. Isso significa criar um plano de ação da reunião.

Finalmente é hora de dizer adeus às reuniões terríveis e inaugurar uma nova maneira de fazer as coisas!

É por isso que eu montei Reuniões 101.

Antes do encontro

Avalie o motivo da reunião.

As reuniões devem ter como foco a tomada de decisões importantes e envolver a resolução de problemas ou discussões profundas. Muitas vezes, as reuniões são usadas para compartilhar informações de rotina com uma equipe. Pense consigo mesmo: você pode comunicar essas informações de forma eficaz por e-mail? Se sim, faça isso. Ele vai economizar tempo, e sua equipe vai agradecer por isso.

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Considere tudo o que você precisa trazer com você.

Não compareça a uma reunião de mãos vazias, principalmente se você for o anfitrião da reunião. No mínimo, você precisará de suas notas sobre o que deseja discutir e alcançar. Mas também precisa de caneta e papel para anotar qualquer coisa importante.

Também vale a pena considerar se você precisa de alguma documentação para compartilhar com os participantes, como:

  • Dados e estatísticas
  • Gráficos e relatórios
  • Planos de vendas
  • Planos de produção
  • Atas de reuniões anteriores

Tudo isso varia de um setor para outro e até mesmo de um negócio para outro ou de uma equipe para outra, mas você obtém a essência disso.

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Deixe que todos conheçam a agenda.

Se você decidir que precisa realizar a reunião, ainda precisará enviar um e-mail com o metas que você definiu . Deixando todos os participantes saberem exatamente o que você deseja alcançar e falar sobre ajudará todos a manter o foco nos assuntos em questão.

Apenas cerca de 37 por cento das reuniões nos EUA usam agendas, apesar do fato de elas melhorarem muito a produtividade.

Além disso, um estudo pioneiro no campo da psicologia sugere que as agendas devem ser discutidas no início e as áreas de importância tratadas primeiro para manter tudo superconcentrado.

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Convide as pessoas que precisam estar presentes.

É uma perda de tempo e força do povo trazer para a reunião pessoas que não precisam estar presentes. Considerar quem se beneficiará com a reunião , e quem são os especialistas precisar estar lá e convidar participantes com base nisso.

Alguns estudos sugerem que até 71% dos gerentes seniores consideram as reuniões improdutivas e ineficientes, e convidar as pessoas erradas pode ser um dos maiores motivos para isso.

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Siga a regra das duas pizzas.

O CEO da Amazon, Jeff Bezos, começou isso como uma ideia. Ele o aplicou a equipes em geral, embora também possa funcionar para reuniões.

Se você precisa de mais de duas pizzas para alimentar todo mundo, é porque tem gente demais.

Você já ouviu a frase muitos chefs estragam o caldo? É verdade. Estudos demonstraram que para cada pessoa com mais de sete membros em um grupo, a eficácia da tomada de decisões é reduzida em cerca de 10%. Eek! Além disso, quanto maior o grupo, mais o comportamento contraproducente e a agressão interpessoal ocorrem.

As razões para isso são bastante claras - quanto mais gente, mais discussão é necessária, mais desentendimentos ocorrem e mais tensões aumentam.

Se é uma regra boa o suficiente para Jeff Bezos, é uma regra boa o suficiente para nós.

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Pense um pouco no planejamento físico da reunião.

Pesquisas mostraram que projetar sua reunião levando em consideração o nível de ruído, iluminação e bebidas pode melhorar a percepção da qualidade da reunião. Quem quer uma reunião durante o almoço sem comida? Ou uma reunião logo pela manhã sem café na torneira?

Deixar os participantes confortáveis ​​significa que eles estarão mais propensos a prestar atenção e participar, e será uma experiência mais confortável para todos.

A adição de refrescos pode ajudar a tornar sua reunião uma ocasião social agradável, ao invés de uma atividade que todos tenham que se forçar a comparecer. Isso pode ser uma grande oportunidade para a construção de equipes e networking em vez de.

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Considere sua apresentação.

Você usará uma apresentação no computador durante a reunião? Ou talvez você apenas use um flipchart ou quadro branco?

Já cobrimos alguns grandes ideias que irão melhorar radicalmente a sua apresentação . Mas a versão final é garantir que seja mantida concisa, seja projetada de forma simples, não seja excessivamente prolixa e seja entregue com confiança .

Além disso, as pessoas absorvem as informações muito mais facilmente se forem apresentadas visualmente . Isso significa que o uso de imagens, diagramas, gráficos, etc., tudo ajuda a transmitir seu ponto de vista. Não exagere, porém, apenas o suficiente para que cada imagem apresenta claramente o seu ponto de vista.

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Bônus: Escolha as ferramentas certas para reuniões online.

Pode ser difícil transmitir sua mensagem se você estiver online. Se você está lutando para fazer o mesmo com seu público em reuniões físicas, pode ser necessário considerar ferramentas de reunião para adicionar algo extra oomph.

Aqui está uma lista de ferramentas que você pode considerar, cortesia de Product Hunt :

  • Avalie a reunião ajuda a agendar e coletar feedback após cada reunião
  • Hugo transforma sua agenda em uma ferramenta colaborativa de anotações
  • Navegador cria um espaço de trabalho colaborativo para cada reunião
  • Jottie traz anotações, listas de tarefas e tomadas de decisões para as reuniões
  • Tooqan coleta comentários honestos sobre a reunião dos participantes
  • Tear mata a reunião
  • Água é uma alternativa ao Loom que grava sua tela e webcam lado a lado
  • Alcance visualiza a luta diária da sua equipe de forma assíncrona no Slack
  • Meetingbird significa que você pode evitar idas e vindas ao agendar uma reunião
  • E quando você estiver preso em uma reunião dolorosa, use Ligue de volta para fingir uma chamada de emergência.

Pense nas ferramentas como ajudantes - certifique-se de que sua reunião seja sólida e não apenas superficial antes de adicionar ferramentas. Lembre-se: uma boa ferramenta não salva uma reunião ruim.

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Durante o encontro

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Incentive todos a contribuir:

Uma meta-análise de 200 estudos sobre a psicologia das reuniões sugere que os profissionais de alto nível usem as reuniões como uma forma de definir metas, obter feedback da equipe e ajudar os indivíduos a compreender os problemas no trabalho.

É vital que toda a sua equipe contribua para a discussão e o planejamento.

Você pode estar perdendo informações cruciais sobre uma situação em desenvolvimento, ou perder alguns insights valiosos, se metade de sua equipe estiver sentada em silêncio atrás da mesa em vez de expressar suas opiniões.

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Faça uma piada ou duas.

Assim como em todas as outras áreas da vida, o riso pode tornar as experiências mais positivas. Usar o humor nas reuniões pode incentivar mais participação da equipe e melhorar as habilidades criativas de resolução de problemas.

Sem surpresa, se as pessoas estão gostando da reunião, é mais provável que tenha um efeito positivo na equipe em geral.

Se você está preocupado em não ser engraçado o suficiente, verifique nosso artigo sobre como ser engraçado para obter algumas dicas e truques.

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Esteja ciente de sua linguagem corporal.

Isso é particularmente importante se você estiver apresentando a reunião, mas também se for um participante. Uma linguagem corporal aberta e engajada o ajudará a parecer (e a se sentir!) Mais engajado e facilitará a reação dos outros às suas palavras.

Algumas coisas a serem consideradas incluem:

  • A posição dos seus braços - ao seu lado é menos ameaçadora, enquanto cruzar os braços pode dar uma sensação de distância / isolamento.
  • Contato visual - reserve um tempo para certificar-se de ter feito contato visual com cada membro do grupo, para que todos se sintam mais envolvidos com o que você está dizendo.
  • Sua voz - não muito alta para parecer autoritária, e não muito baixa para parecer que está faltando confiança. É um equilíbrio cuidadoso, mas você verá uma melhora em suas reuniões se puder parecer confiante e acessível.

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Mantenha breve.

O reunião média dura de 30 minutos a uma hora, mas nossa atenção está mais próxima de dez a quinze minutos . Não só é mais agradável para todos se as reuniões forem mantidas mais curtas, mas temos mais dificuldade para absorver informações se estivermos sobrecarregados.

Nove em 10 pessoas sonhar acordado durante as reuniões.

E, ainda pior, 73 por cento de pessoas em uma reunião estão trabalhando em outras coisas!

Todo o propósito de uma reunião é perdido se as pessoas não estão tirando valor dela. E você pode estar literalmente queimando dinheiro (e tempo!). Olhar pela janela e pensar sobre quais itens você precisa para sobreviver a um apocalipse zumbi pode ser divertido, mas certamente não é produtivo.

No entanto, isso pode ser evitado (sonhar acordado - não o apocalipse zumbi), mantendo tudo curto, simples e direto ao ponto. Isso significa que todos podem voltar para suas mesas e são mais propensos a ter absorvido os pontos-chave da reunião.

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Tenha tato.

Este é o momento de trazer à tona o que há de melhor em seu habilidades pessoais . As reuniões costumam ser sobre como lidar com situações difíceis: talvez negociando uma venda com um cliente desafiador, gerenciando conflito entre dois funcionários ou até mesmo dispensando alguém.

Você precisará abordar essas situações com cuidado e tato.

Você pode fazer isso trazendo à tona suas melhores habilidades de gestão de pessoas, como o seu persuasão técnicas e habilidades carismáticas, e pensando cuidadosamente na situação à medida que você avança na reunião.

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Evite reclamar.

Isso não significa apenas vocês não deve reclamar, mas também redirecionar membros do time que estão reclamando. Quando você começa a reclamar, cria uma atmosfera de desespero. Portanto, os gerentes devem ser rápidos em afastar a conversa disso.

Ouvir reclamações regulares é ligada a depressão e ansiedade , especialmente em um local de trabalho onde se espera que você reprima as emoções e evite que você explodir. Em vez disso, incentive os funcionários a expressar suas preocupações de uma forma mais produtiva, como um e-mail após a reunião como parte do processo de feedback.

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Mantenha-se focado e engajado

Lembra daquela agenda que você escreveu antes da reunião? Cumpri-lo. Você pode ter uma cópia impressa e colocada sobre a mesa, se achar que isso pode ajudá-lo a se manter no caminho certo. Esta é a melhor maneira de garantir que a reunião seja eficaz e mantém o seu propósito , e garante que todos vocês fiquem motivado .

Os gerentes devem se preparar para identificar quando a conversa fica fora de foco e redirecioná-la quando necessário (uma habilidade que você pode ter aprendido durante treinamento de liderança )

Nós sabemos, às vezes é mais fácil falar do que fazer. Mas o envolvimento do participante tem um efeito direto na eficácia das reuniões, de acordo com pesquisa científica no campo. (Isso também irá impedi-lo de se tornar um dos 39 por cento das pessoas participantes que adormecem durante as reuniões).

Como participante, você pode manter o foco fazendo perguntas quando quiser entender algo mais, escrevendo notas ou desenhando diagramas. Experimente coisas diferentes e descubra o que funciona para você.

Como anfitrião de uma reunião, pode ser um pouco mais difícil manter todos envolvidos. Mas suas melhores chances são se você abrir a reunião com energia, paixão e positividade. Então, é mais provável que as pessoas sigam o exemplo.

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Depois da reunião

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Compartilhe as atas.

Gravar as atas da reunião e depois enviá-las aos participantes é uma ótima maneira de fornecer um registro de quais decisões foram tomadas, a quem foram atribuídas as funções e responsabilidades e o plano de ação para o futuro.

Qual é o sentido de uma reunião perfeitamente eficiente se ninguém realmente se lembra do que foi dito?

Quando você estiver escrevendo as atas (ou um membro designado da equipe, se preferir delegar esta tarefa), é importante incluir:

  • Os nomes de todos os participantes presentes
  • Um breve resumo da agenda
  • Cada ação / tarefa
  • Todos os prazos / datas de vencimento acima
  • Os principais pontos discutidos
  • Quaisquer decisões tomadas
  • Documentos usados, incluindo imagens, arquivos anexados

Refletir nas atas não apenas ajuda a todos a se lembrar dos pontos importantes da reunião, mas também pode enviá-los a outras pessoas que podem se beneficiar com as informações.

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Peça feedback.

Isso é importante. Pergunte às pessoas o que acharam da reunião. E então coloque em prática o que as pessoas disseram.

As pessoas acharam isso envolvente? Perspicaz? Eles teriam preferido que fosse mais curto?

Você também pode ter que aceitar que o problema é você (desculpe). As pessoas geralmente não são muito boas em identificar suas próprias falhas e fraquezas, e a autocrítica de sua capacidade de realizar reuniões produtivas não é uma exceção.

Em um Pesquisa Verizon de 1998 , setenta e nove por cento dos gerentes da empresa relataram que as reuniões que organizaram foram 'extremamente' ou 'muito' produtivas. Embora apenas cinquenta e seis por cento desses gerentes tenham afirmado o mesmo sobre reuniões organizadas por outras pessoas.

Independentemente do feedback - seja positivo ou negativo - use as informações que a equipe lhe fornecer sobre a reunião . Além disso, lembre-se disso quando estiver planejando futuras discussões em grupo.

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Planeje o futuro.

Depois da reunião, é o melhor momento para começar a pensar sobre como você vai levar a cabo os resultados da discussão e desenvolver o progresso.

Você pode fazer isso criando um plano de acompanhamento de reunião de negócios seguindo estas etapas:

  • Especifique a tarefa.
  • Nomeie a pessoa designada para concluir a tarefa.
  • Determine o prazo para conclusão.
  • Determine o que constitui conclusão.

Depois de ter decidido sobre isso e colocado em um documento, é importante lembrar de divulgar essas informações a todos os envolvidos nessa tarefa e aos responsáveis ​​por sua execução.

Agora que você aprendeu todas essas dicas e truques, é hora de colocá-los em ação. Da próxima vez que você encontre-se em uma reunião , leve isso em consideração e veja com que rapidez você pode tornar essas experiências de equipe mais positivas para você, sua equipe e a empresa.