14 dicas exclusivas de produtividade: como ser mais produtivo com menos esforço

Índice

1. Nº 1: Use seus ritmos para ser mais produtivo
2. Nº 2: Aprenda a trabalhar e ler mais rápido
3. # 3: A dica de produtividade mais estranha que você ouvirá hoje
4. Nº 4: Use um dominó para ser mais produtivo no trabalho
5. Nº 5: Faça uma lista de tarefas pendentes melhor
6. Nº 6: Use uma conversa interna produtiva
7. Nº 7: trabalhar com blocos
8. Nº 8: Crie uma lista de intervalos
9. Nº 9: seja feliz e produtivo no trabalho com plena consciência
10. Nº 10: Tenha uma ótima rotina matinal e noturna
11. Nº 11: Hackeie seus hábitos de produtividade
12. Nº 12: Renove seu estresse
13. Nº 13: Use o estabelecimento de metas com base científica
14. Nº 14: Encontre sua única coisa

Você está lutando com sua produtividade? Você quer ser mais produtivo e feliz no trabalho?

PARA pesquisa conduzido pela Microsoft descobriu que a maioria das pessoas são improdutivas no trabalho 17 horas por semana em uma média de 45 horas semanais de trabalho.

Com tantas horas improdutivas, não é de se admirar que as pessoas lutem para alcançar os resultados que desejam.

Queríamos saber como pessoas como você e eu podemos alcançar níveis extraordinários de produtividade e ser mais felizes enquanto você trabalha. Então, recorremos à ciência da produtividade para descobrir.

Aqui estão algumas estratégias repletas de ação para ajudá-lo a se tornar mais produtivo.

Nº 1: Use seus ritmos para ser mais produtivo

O momento em que você escolhe realizar uma tarefa é extremamente importante. Nem todos os tempos são criados iguais. Pense em suas tarefas diárias e semanais típicas e faça uma lista básica. Os meus são:

• Emails
• Escrever artigos
• Vídeos de filmagem
• Brainstorming / Strategizing
• Chamadas de equipe
• Podcast + entrevistas na mídia

Agora pense em quando você se sairá melhor nessas tarefas. Por exemplo, eu costumava enviar todos os meus e-mails logo de manhã. Então eu achei essa pesquisa fascinante. Em Sex Sleep Eat Drink Dream: Um dia na vida do seu corpo , Jennifer Ackerman explica que os hormônios de que precisamos para nos sentirmos produtivos são liberados com base nos ritmos circadianos - ciclos naturais pelos quais nossos corpos passam para realizar as funções diárias. Sua pesquisa mostra que nossos cérebros estão mais alertas 2,5 a 4 horas após acordar . Esta é a hora do dia em que seu corpo libera mais hormônios do poder do cérebro para ajudá-lo a resolver problemas, gerar ideias e trabalhar meticulosamente.

Eu estava desperdiçando todo esse suco bom! Eu estava mais revigorado pela manhã e realmente não precisava dessa energia para e-mails bobos. Eu estava muito melhor gastando minhas cansadas tardes encurralando e-mails e colocando meu suco matinal na escrita e na formulação de estratégias.

Etapas da ação:

• Observe suas tarefas e atribua-lhes horários ideais. Você também pode pensar em qual dia da semana é o melhor. Por exemplo, acho que as reuniões da equipe na segunda-feira não são tão produtivas porque não aconteceu o suficiente da semana para revisão. Depois de dividir as tarefas e os horários, comece a embaralhar sua programação para acomodá-la.
• Uma ferramenta divertida chamada Pausa na caixa de entrada pode ajudar a evitar distrações, impedindo temporariamente que os e-mails recebidos cheguem à sua caixa de entrada!
• A manhã também é um bom momento para fazer um brainstorm com as equipes. Existe um fenômeno louco chamado de efeito de moralidade matinal onde a pesquisa mostrou que uma pessoa tende a ter uma forte consciência moral e autocontrole pela manhã, mas isso diminui com o passar do dia. Acredita-se que isso aconteça porque nossa capacidade de autocontrole pode começar a se deteriorar ao longo do dia à medida que tomamos mais e mais decisões. Com isso dito, tente fazer todos os julgamentos éticos e estratégicos com sua equipe e colegas pela manhã, enquanto a mente e a consciência moral de todos são intensificadas.

Nº 2: Aprenda a trabalhar e ler mais rápido

Um dos melhores investimentos que já fiz foi aprender como leitura rápida . No verão anterior ao meu primeiro ano de faculdade, eu estava sentado com um amigo da família que eu admirava muito. Perguntei se havia algo que eu deveria fazer antes da faculdade para ter mais sucesso. Ela não hesitou em responder:

Aprenda a ler rapidamente. Com o passar dos anos, você economizará centenas de horas de tempo.

Ela estava certa. Passei algumas semanas aprendendo a leitura dinâmica, e sempre terminava minha leitura antes de meus colegas alunos. E eu credito minha leitura dinâmica por ter completado o segundo grau na Emory. Eu não teria tempo de outra forma.

Algumas habilidades que você pode aprender lhe devolverão o tempo. Encontre-os e aprimore-os.

Isso pode levar algum tempo de investimento inicial, mas será um retorno no futuro.

Etapas da ação : Aqui estão algumas idéias fáceis para acelerar sua vida e ser mais produtivo.

• Aprenda atalhos de teclado - para Gmail , para janelas , para Mac .
• Use nosso incrível guia para leitura rápida como um campeão.
• Reorganize a área de trabalho e a tela inicial do telefone com base no tempo. Quais são os aplicativos e documentos de que você mais precisa?
• Acelere o seu mouse - parece pequeno, mas acho que economizo uma hora por semana!

# 3: A dica de produtividade mais estranha que você ouvirá hoje

Não há nada que amemos mais aqui na Science of People do que ciência peculiar. E este definitivamente conta ... Estudos mostram que goma de mascar pode aumentar sua produtividade:

A goma de mascar tem efeitos incríveis:

• Acelera o desempenho. Descobriu-se que a goma de mascar acelera o tempo de reação em até 10%.
• Aumenta as habilidades cognitivas. Psicólogos da St. Lawrence University conduziram um experimentar com mais de 150 alunos para estudar os efeitos da goma de mascar nas habilidades cognitivas. Os alunos que receberam chiclete antes de fazer uma série de testes tiveram pontuações mais altas do que aqueles que mascaram chiclete durante os testes ou não o fizeram. Os psicólogos acreditam que esse aumento no desempenho ocorre porque a mastigação desperta o cérebro, tornando as pessoas mais preparadas para pensar em problemas complexos.
• Combate a sonolência. Outro estude conduzido pela Coventry University descobriu que os participantes que mascaram chicletes durante o dia relataram que se sentiam menos sonolentos. Testes fisiológicos confirmaram que a goma de mascar deixa o corpo mais alerta. Em testes de laboratório, os participantes que mascaram chiclete durante a multitarefa tiveram níveis mais baixos do hormônio do estresse, o cortisol, e avaliaram suas sensações de estresse e ansiedade mais baixas do que quando não mastigavam chiclete.
• Torna você mais carismático ?! Em 2013, a empresa argentina de chicletes Beldent montou vários pares de gêmeos idênticos como peças em uma exposição de arte e fez aos visitantes perguntas sobre sua vida social, como Qual deles é mais popular? A única diferença? Um dos gêmeos estava mascando chiclete. Surpreendentemente, o gêmeo que mascava chiclete foi visto 73 por cento mais positivamente. Fale sobre uma maneira fácil de causar uma ótima primeira impressão! Confira esta experiência maluca:

Etapa de ação: Prepare um buffet de chicletes em sua mesa. Toque-o quando precisar de um impulso e ofereça-o aos colegas de trabalho e colegas quando eles parecerem sonolentos!

Nº 4: Use um dominó para ser mais produtivo no trabalho

Produtividade também significa escolher suas tarefas com sabedoria. No início de cada dia e cada semana, identifique seu dominó. O que é um dominó? Um dominó é a tarefa que causa maior impacto em seus objetivos. Em seguida, você pode facilitar as outras tarefas de sua lista. Pense em acertar aquele dominó em uma linha para desencadear uma cascata de ação. Você quer isso para sua lista de tarefas.

Escolhida corretamente, essa tarefa perfeita desencadeará um efeito dominó que o levará a realizar mais do que você pensou que poderia derivar de uma única ação. Outra maneira de pensar sobre isso é com o Princípio de Pareto .

O Princípio de Pareto é simples: diferentes atividades geram diferentes quantidades de valor usando as mesmas quantidades de tempo e recursos. Esse princípio foi criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto e é a base para o que hoje é popularmente conhecido como regra 80/20. É a ideia de que aproximadamente 20 por cento do que fazemos (nossas tarefas mais importantes) gera cerca de 80 por cento do valor em nossas vidas. Seu dominó deve cair em 20% da atividade de alto impacto.

Etapa de ação : Identifique os 20 por cento de suas tarefas que geram a maior parte do valor em sua vida e invista sua melhor energia nelas. Fazer isso exigirá que você estabeleça limites e elimine tarefas que não agregam nenhum valor - isso inclui aprender a dizer não.

Nº 5: Faça uma lista de tarefas pendentes melhor

Há um ENORME erro que as pessoas cometem com suas listas de tarefas e isso DESTRUI a produtividade. Eles atribuem tarefas com base no tempo, não no talento. Eu tenho uma nova maneira de lidar com sua lista de tarefas.

A chave para a produtividade é atingir o seu melhor trabalho. Assista ao vídeo e faça uma lista de seu trabalho A, trabalho B, trabalho C, trabalho D e trabalho F. Agora defina o horário para reatribuir as tarefas com base nas habilidades, não no tempo!

Nº 6: Use uma conversa interna produtiva

O que você faz antes de iniciar suas tarefas pode ser tão importante para a produtividade quanto a forma como você as executa. Pesquisas recentes têm trabalhado para descobrir qual das três técnicas de preparação mais comuns funciona melhor: conversa interna, imagens ou planejamento se-então.

• Falar sozinho inclui dizer coisas como, estou pronto para isso ou terei sucesso hoje.
• Imagens é quando você se imagina fazendo algo de forma bem-sucedida, seja abordando sua lista de tarefas, ganhando aquela grande promoção ou sendo altamente eficiente.
• Se então planejar é fazer um plano para agir de determinada maneira. Por exemplo: se eu puder ser produtivo pelo resto do dia, posso aproveitar o longo fim de semana pela frente.

Quando você acredita que terá sucesso e acredita que as estratégias que está usando para atingir seus objetivos são eficazes, você realmente tem sucesso. É uma profecia autorrealizável.

• Estou pronto para isso.
• Eu vou arrasar nessa tarefa.
• Sinto-me bem-sucedido hoje.
• Eu tenho esse!
• Vamos fazer isso e vamos fazer bem.

Confira o artigo de Samphy Y sobre o 190 melhores cotações de produtividade para mais inspiração.

Nº 7: trabalhar com blocos

Você já percebeu como os projetos mais demorados são os mais difíceis de iniciar? Você sabe que levam dias, senão semanas, para serem concluídos, mas você deixa passar um tempo precioso. A próxima coisa que você sabe é que faltam dois dias para o prazo e você está enlouquecendo para terminar.

Acontece que há uma razão psicológica pela qual procrastinamos em grandes projetos. De acordo com o pesquisador Janet Polivy , nossos cérebros são sobrecarregados por projetos grandes e complicados, o que nos leva a evitar trabalhar neles.

Infelizmente, grandes projetos são inevitáveis. Mas eles não precisam ser complicados. Você pode aumentar sua produtividade dividindo suas grandes atribuições em tarefas pequenas e não intimidantes. Depois de eliminar o gatilho de estresse do seu cérebro, ser produtivo é uma brisa. A chave é manter cada tarefa em 20 minutos ou menos. Qualquer coisa mais do que 20 minutos e será mais difícil caber em um dia.

Etapas da ação:

• Divida qualquer grande projeto em tarefas de 20 minutos.
• Precisa de mais força de vontade? Confira nosso guia com base científica para melhorando sua força de vontade .

Nº 8: Crie uma lista de intervalos

PARA estude conduzido pelo Instituto de Pesquisa do Exército dos EUA descobriu que as pessoas tinham melhor foco e energia por períodos mais longos de tempo quando trabalhavam por 90 minutos seguidos de intervalos de 15-20 minutos. Acontece que 90 minutos é o número mágico para a produtividade, porque corresponde aos ritmos naturais de descanso e alerta do seu corpo.

O que você faz durante seus intervalos é tão importante para seus níveis de produtividade.

Embora seja tentador entrar no Twitter ou assistir a vídeos engraçados no YouTube, você pode maximizar suas pausas fazendo atividades que reabastecem seu corpo e mente. Eu recomendo fortemente a criação de uma lista de interrupção.

Uma lista de descanso é uma lista de atividades curtas e prazerosas para fazer pausas ao longo do dia para evitar o esgotamento e se motivar para fazer mais. Você pode controlar suas listas anotando-as em um bloco de notas ou, se achar que aplicativos ou lembretes eletrônicos funcionam melhor para você, TickTick é um ótimo aplicativo para manter o controle de tudo. A chave é escolher tarefas restauradoras - não verifique as redes sociais, a menos que elas te alimentem.

Algumas outras ótimas ideias de pausa:

• Chame um amigo engraçado.
• Mude seu ambiente - trabalhe em uma cafeteria, sente-se no parque para ler, experimente uma nova sala de descanso.
• Assista a vídeos educacionais.
• Faça um risada almoço com a nossa divertida lista de reprodução do YouTube.
• Escreva seus pensamentos em um diário de trabalho.
• Vá lá fora.
• Comece um novo hobby! Este é o momento de fazer algo que você sempre quis fazer: trabalhar na horta comunitária, ingressar em um clube do livro, ter aulas de culinária ou kickboxing. Essas são distrações pós-trabalho perfeitas para fazer algo que você ama e para reduzir o estresse.
• Autodidata. Leia um novo livro de negócios em seu setor ou tente algo totalmente diferente para aprender sobre um novo tópico.

Nota especial : Se você luta com distrações online, use um aplicativo como Peru frio que o impede de visitar sites improdutivos durante seu horário de trabalho.

Nº 9: seja feliz e produtivo no trabalho com plena consciência

Atenção plena é definido como a prática de manter um estado sem julgamentos de consciência elevada ou completa de seus pensamentos, emoções ou experiências em uma base de momento a momento.

Praticando atenção plena pode ajudar a reduzir o estresse e a ansiedade, concentrando-nos no que estamos vivenciando no momento, em vez de manter nossas preocupações e temores em primeiro plano.

No trabalho, em vez de se concentrar em prazos próximos ou em quanto tempo você tem até o intervalo, concentre-se no ritmo da digitação com a ponta dos dedos no teclado ou em como sua respiração lenta e regular acalma seu corpo antes de iniciar uma apresentação. Pare de tentar várias tarefas e, em vez disso, cuide de uma tarefa de cada vez e esteja totalmente ciente de tudo o que sua mente e corpo estão fazendo para que você conclua tudo.

Dica de especialista: Uma maneira única de encontrar o zen mental é lançar livros de colorir para adultos! Um estudo descobriram que simplesmente colorir formas pode reduzir a ansiedade. Minha amiga, Dra. Samantha Brody, até criou gratuitamente páginas para colorir para adultos que você pode baixar e imprimir. Eu adorava colorir quando criança e é ainda melhor quando adulto.

Nº 10: Tenha uma ótima rotina matinal e noturna

Acredito que a melhor maneira de se preparar para o sucesso diariamente é reservar o seu dia com duas ótimas rotinas:

• Uma rotina matinal
• Uma rotina noturna

Confira nossa abordagem sistemática para configurá-los para você. Quer você seja uma pessoa pela manhã ou à noite, essas rotinas o ajudarão a ser mais produtivo ao longo do dia.

Nº 11: Hackeie seus hábitos de produtividade

Os hábitos são ferramentas de produtividade poderosas porque podem reduzir drasticamente o tempo e o esforço que temos para investir em nossas responsabilidades rotineiras. Ninguém tem força de vontade ilimitada. Numerosos estudos mostraram que força de vontade é como um músculo. Quanto mais você usa, mais cansado você fica. Construir hábitos reduz sua dependência de seus níveis de força de vontade porque limita a quantidade de decisões que você precisa tomar para fazer as coisas que o tornam bem-sucedido.

Nós somos o que repetidamente fazemos. Excelência, então, não é um ato, mas um hábito.

- Aristóteles

Quer mais hacks de produtividade? Confira o artigo útil de Samphy Y sobre dicas de gerenciamento de tempo !

Nº 12: Renove seu estresse

De acordo com Organização Global para o Stress , pelo menos 60% dos adultos que trabalham nas principais economias globais estão estressados. Esse número é ainda maior em países como a Austrália, onde cerca de 91 por cento dos cidadãos estão estressados ​​com alguma área de suas vidas, e na América, onde estima-se que, a qualquer momento, 75 por cento da população está passando por altos níveis de estresse.

Mas e se o estresse em si não for o problema?

Pesquisa de O lado positivo do estresse pela psicóloga Kelly McGonigal de Stanford descobriu que as únicas pessoas que experimentam os efeitos prejudiciais duradouros do estresse são aquelas que acreditam que o estresse as está prejudicando; pessoas que não acham que o estresse é uma coisa ruim são capazes de lidar com seus problemas sem sintomas. Quando administrado de maneira adequada, o estresse pode ser um de seus maiores ativos para aumentar a produtividade e o desempenho em situações desafiadoras.

Leia mais sobre como transformar seu estresse em seu aliado.

Nº 13: Use o estabelecimento de metas com base científica

Não podemos falar sobre produtividade sem falar sobre seus objetivos. Definir metas é uma ciência única. Eu criei um processo que uso para definir meus objetivos grandes e ousados ​​e adoraria ensinar a fórmula a você. Eu uso essa estratégia de definição de metas uma vez por ano para uma grande revisão de metas e depois mensalmente para verificar meu progresso.

Nº 14: Encontre sua única coisa

Produtividade tem a ver com foco. Os autores Gary Keller e Jay Papasan descobriram que a chave para se concentrar é apenas uma Coisa . Aqui estão as perguntas que devem orientar suas ações e decisões:

• Qual é a única coisa que você mais gosta?
• Qual é a coisa mais importante na sua lista de tarefas agora?
• Qual é a única coisa que você poderia fazer que teria o maior efeito em todos os seus objetivos?

Se você quiser levar isso para o próximo nível de produtividade, você pode se ancorar em:

• Sua única coisa diária: o que é a única coisa que eu preciso para me destacar hoje?
• Sua única coisa semanal: Qual é a única coisa que eu preciso para me destacar nesta semana?
• Sua única coisa mensal: Qual é a única coisa que eu preciso para me destacar neste mês?
• Seu objetivo anual: qual é a única coisa que preciso para me destacar neste ano?
• Seu objetivo: qual é a sua missão motriz nesta vida?

Uma vez que você tenha se concentrado em algo, escreva-o. Dra. Gail Matthews, da Universidade Dominicana da Califórnia descobriram que as pessoas que escrevem seus objetivos têm 39,5% mais chances de alcançá-los. Se você se sentir realmente corajoso, diga o que tem a fazer para seus colegas, parceiros e amigos para obter responsabilidade.

Aplicar pelo menos uma dessas dicas vai me ajudar a ser mais produtivo e feliz no trabalho, em casa e na sua vida. Lembre-se, cada minuto que você economiza, é um minuto ganho!